Nội dung chính
Khóa sổ sách kế toán chính là một công việc kế toán cần làm vào cuối kỳ. Khi khóa sổ sách cần tuân theo đúng quy định, trình tự theo luật kế toán. Vậy khóa sổ sách kế toán là gì? Trình tự khóa sổ kế toán như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp một số thông tin để chúng ta hiểu rõ hơn về khóa sổ sách kế toán.
Khoá sổ sách kế toán là gì?
Khóa sổ sách kế toán là công đoạn trong quá trình ghi sổ sách kế toán, đây là công việc nằm ở khâu cuối cùng. Lúc đó, kế toán cần phải tính toán chi tiết những con số phát sinh ở tài khoản Có, Nợ và Số dư vào cuối kỳ với mỗi tài khoản.
Công đoạn đó cần được làm theo kỳ tính thuế của mỗi công ty. Thời gian đó có thể theo tháng, quý hoặc năm. Khi báo cáo tài chính đã được làm xong thì cũng là lúc việc ghi sổ sách kế toán hoặc khóa sổ sách chính thức.
Nguyên tắc khóa sổ sách kế toán
Muốn khóa sổ sạch, trước hết phải thống nhất cách hiểu: khóa sổ là việc kết thúc ghi sổ của một kỳ, chốt số phát sinh và số dư, sau đó làm cơ sở lập báo cáo. Vì vậy, nguyên tắc quan trọng nhất là đúng kỳ và đúng bản chất. Doanh thu phải ghi nhận theo thời điểm chuyển giao, chi phí phải phản ánh đúng hoạt động tạo ra doanh thu, đồng thời không “đẩy” nghiệp vụ sang kỳ khác để làm đẹp kết quả. Dưới đây là một số nguyên tắc khác khi khóa số sách kế toán:
- Đầy đủ chứng từ và hợp lệ hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp sai không phải vì thiếu nghiệp vụ, mà vì hóa đơn đầu vào thiếu bảng kê, thiếu biên bản nghiệm thu, hoặc chứng từ thanh toán chưa đủ điều kiện khấu trừ. Khi hồ sơ chưa đạt, khóa sổ vội sẽ khiến kỳ sau phải điều chỉnh, vừa mất công, vừa tạo dấu vết không đẹp khi bị kiểm tra.
- Đối chiếu trước – khóa sau. Sổ cái “đúng” chưa chắc đã an toàn, nếu số dư không khớp ngân hàng, công nợ không xác nhận, hàng tồn không khớp kho. Do đó, mọi tài khoản trọng yếu cần được đối chiếu với dữ liệu nguồn, rồi mới kết luận số liệu đáng tin.
- Nhất quán chính sách kế toán. Phương pháp tính giá xuất kho, khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, ghi nhận doanh thu dịch vụ phải duy trì ổn định. Nếu thay đổi, doanh nghiệp cần có căn cứ và thuyết minh rõ, tránh tình trạng mỗi tháng một kiểu.
- Kiểm soát quyền sửa dữ liệu sau khóa. Sau khi khóa, chỉ mở lại khi có lý do hợp lệ, có phê duyệt, có log chỉnh sửa và có bút toán điều chỉnh rõ ràng. Làm được điều này, dữ liệu sẽ “sạch” và giảm rủi ro giải trình.
Kỳ khóa sổ nghĩa là gì?
Kỳ khóa sổ sách kế toán là khóa sổ sách quỹ tiền mặt ở cuối ngày làm việc. Sau đó, kế toán cần so sánh, đối chiếu những số liệu ở trong sổ tiền mặt và sổ của thủ quỹ. Điều đó đảm bảo được sự chênh lệch số liệu giữa những khâu kế toán. Nếu chênh lệch thì sẽ xử lý kịp thời.
Vào những ngày cuối tháng thì kế toán cần phải tạo bảng kiểm kê tiền mặt sau khi đã kiểm kê xong. Sau đó, lưu trữ bảng kiểm kê và sổ kế toán tiền mặt vào ngày cuối của tháng.
Khóa sổ sách tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc ở cuối tháng để so sánh, đối chiếu những số liệu với những tổ chức có liên quan. Sau khi đã đối chiếu xong thì tạo bảng đối chiếu số liệu và kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng.
Những đơn vị kế toán cần phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ, diễn ra trước lúc lập Báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, với những trường hợp kiểm kê một cách đột xuất hay những trường hợp khác, đơn vị kế toán cần thực hiện việc khóa sổ kế toán.
Trình tự khoá sổ sách kế toán cụ thể
Những kế toán mới sẽ có thể bỡ ngỡ lúc khóa sổ sách kế toán trên các số liệu trong thực tế ở doanh nghiệp. Sau đây là một số thông tin để giúp bạn hình dung được rõ hơn về trình tự khóa sổ sách kế toán.
Kiểm tra số liệu
Sau khi đã xử lý các sổ sách, chứng từ và hóa đơn liên quan thì kiểm tra lại những số liệu và cách hạch toán, định khoản trong sổ xem chính xác chưa bằng cách:
- Kiểm tra tiền mặt: Kiểm tra tiền mặt để đảm bảo rằng không có sự chênh lệch nào lúc hạch toán. Kiểm tra số tiền mặt còn tồn quỹ lúc khóa sổ để xem trùng khớp thực tế hoặc sổ kế toán không.
- Kiểm tra số tiền gửi ở ngân hàng: Đối chiếu số dư ở sổ phụ của ngân hàng vào cuối kỳ với số dư ở sổ chi tiết nhằm theo dõi số tiền gửi ở ngân hàng ở kỳ kế toán.
- Kiểm tra khoản thuế cần phải đóng: Thuế GTGT, thuế Môn bài, thuế TNCN, thuế TNDN.
- Kiểm tra những khoản công nợ phải trả, phải thu.
- Kiểm tra danh mục các hàng tồn kho: Đối chiếu số liệu tồn kho ở giữa sổ kế toán, hàng tồn ở kho thực tế.
Bên cạnh đó, trước lúc khóa sổ thì kế toán cần kiểm tra những khoản mục khác như phân bố các chi phí trả trước, lương, tài sản cố định, những khoản trích theo lương, doanh thu, khoản tiền vay, giá vốn,…
Làm bút toán kết chuyển vào cuối kỳ
- Bút toán 1: Thực hiện kết chuyển với những khoản giảm trừ doanh thu sang những tài khoản doanh thu 511.
- Bút toán 2: Thực hiện kết chuyển doanh thu vào tài khoản 911.
- Bút toán 3: Thực hiện kết chuyển chi phí vào tài khoản 911, bao gồm giá vốn bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác.
- Bút toán 4: Xác định lãi và lỗ.
Kiểm tra việc khóa sổ kế toán xem đúng chưa
Cuối cùng các bạn cần kiểm tra lại các số liệu, phương pháp đã thực hiện xem đã chính xác chưa. Sau đó, lập sổ cái với mỗi tài khoản. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong toàn bộ hoạt động kế toán. Vậy nên việc khoá sổ kế toán cần được thực hiện bởi người có nghiệp vụ cao, chuyên nghiệp và nhiều năm kinh nghiệm. Một số công ty cũng lựa chọn thuê các dịch vụ kế toán bên ngoài để thực hiện khoá sổ sách kế toán chuyên nghiệp, chính xác hơn.
Các bước khóa sổ sách kế toán theo quy định mới
Một quy trình tốt thường đi theo trật tự “dễ sai trước, khó sai sau”, vì nếu xử lý sai ở đầu, phần sau sẽ lệch dây chuyền. Dưới đây là trình tự thực hành được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiệu quả khi khóa sổ sách kế toán.
Bước 1: Rà soát chứng từ đầu vào – đầu ra theo danh mục
Kế toán nên lập danh sách hóa đơn theo tháng, tách rõ: hóa đơn mua hàng, dịch vụ, tài sản, chi phí văn phòng, chi phí vận chuyển, chi phí thuê ngoài. Mỗi nhóm cần bộ hồ sơ tương ứng. Ví dụ, dịch vụ thường cần hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, chứng từ thanh toán. Khi rà soát, mục tiêu là xác nhận “có nghiệp vụ – có chứng từ – chứng từ đúng quy định”.
Bước 2: Kiểm tra điều kiện thuế và phân loại chi phí
Đây là bước hay bị bỏ qua. Nhiều khoản chi thực tế có, nhưng không đủ điều kiện đưa vào chi phí được trừ hoặc khấu trừ thuế. Vì vậy, cần phân nhóm ngay từ đầu: khoản hợp lệ, khoản cần bổ sung hồ sơ, khoản rủi ro cao. Làm sớm sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời hoàn thiện giấy tờ.
Bước 3: Đối chiếu quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Tiền mặt cần khớp sổ quỹ với tồn thực tế và biên bản kiểm quỹ. Tiền gửi cần khớp sao kê theo ngày, đặc biệt các khoản phí ngân hàng, lãi vay, hoàn tiền, thu hộ. Nếu có chênh lệch, kế toán phải truy nguyên nhân, không nên “gác lại” sang kỳ khác.
Bước 4: Đối chiếu công nợ phải thu – phải trả
Công nợ cần được đối chiếu theo từng đối tượng và từng hóa đơn. Với khách hàng, nên kiểm tra: số phát sinh bán hàng, số đã thu, số còn lại, khoản trả trước, khoản bù trừ. Với nhà cung cấp, cần nhìn lại: hóa đơn đã nhận, thanh toán đã thực hiện, khoản còn treo do chưa nhận hóa đơn.
Bước 5: Kiểm tra hàng tồn kho và giá vốn
Nếu doanh nghiệp có kho, việc đối chiếu tồn kho là bắt buộc. Cần kiểm tra số lượng nhập – xuất – tồn, đối chiếu với thẻ kho, biên bản kiểm kê, và phương pháp tính giá. Sai số kho thường làm sai giá vốn, từ đó làm lệch lợi nhuận và nghĩa vụ thuế.
Bước 6: Rà soát tài sản cố định và chi phí trả trước
Tài sản cần kiểm tra ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, hồ sơ mua sắm, biên bản bàn giao. Khấu hao cần đúng thời điểm, đúng phương pháp, đúng thời gian. Chi phí trả trước cần phân bổ hợp lý theo kỳ hưởng lợi. Nếu phân bổ quá nhanh, lợi nhuận có thể thấp bất thường.
Bước 7: Hạch toán lương, bảo hiểm và các khoản phải nộp
Kế toán cần chốt bảng lương, quyết định, hợp đồng, chấm công, và các khoản trích theo lương. Những khoản chi liên quan nhân sự rất dễ bị “hỏi” khi thanh tra, nên hồ sơ phải nhất quán.
Bước 8: Ghi nhận bút toán cuối kỳ
Thường bao gồm: phân bổ, trích trước, kết chuyển doanh thu – chi phí, xác định kết quả kinh doanh. Bút toán cuối kỳ nên đi kèm bảng tính và giải trình nội bộ, để người khác kiểm tra vẫn hiểu được logic.
Bước 9: In sổ, lưu trữ, khóa dữ liệu trên phần mềm
Khi số liệu đã được đối chiếu và hoàn thiện, kế toán tiến hành in sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký, bảng cân đối phát sinh. Sau đó mới thực hiện khóa dữ liệu kỳ trên phần mềm, đồng thời sao lưu dữ liệu, tránh rủi ro mất mát.
Trong thực tế, doanh nghiệp làm tốt quy trình trên sẽ giảm mạnh sai sót lặt vặt và giảm khả năng “bị động” khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Quy định về khóa sổ sách kế toán
Về mặt nguyên tắc, doanh nghiệp cần khóa sổ theo kỳ kế toán. Thông thường, doanh nghiệp khóa theo tháng để phục vụ quản trị, theo quý để phục vụ báo cáo thuế, và khóa năm để lập báo cáo tài chính. Khóa năm là mốc quan trọng nhất, vì số liệu liên quan trực tiếp đến quyết toán và các nghĩa vụ pháp lý đi kèm.
Khi phát hiện sai sót sau thời điểm khóa, doanh nghiệp cần xử lý theo hướng có căn cứ – có bút toán – có giải trình. Điều cốt lõi là không chỉnh sửa tùy tiện làm mất dấu vết, vì khi dữ liệu thiếu nhất quán, rủi ro giải trình sẽ tăng. Cách an toàn là lập bút toán điều chỉnh phù hợp, kèm biên bản và chứng từ bổ sung.
Ngoài ra, dữ liệu và sổ sách kế toán cần được lưu trữ đúng quy định, đảm bảo truy xuất khi cần. Với doanh nghiệp dùng phần mềm, nên thiết lập phân quyền, hạn chế sửa dữ liệu sau khóa, đồng thời có cơ chế sao lưu định kỳ. Nhiều rủi ro phát sinh không nằm ở nghiệp vụ, mà nằm ở quản trị dữ liệu lỏng lẻo.
Lưu ý khi khoá sổ sách kế toán
Khi tiến hành khoá sổ kế toán các bạn cần đảm bảo độ chính xác cao và các chi tiết được trình bày rõ ràng. Đối với nhân sự lần đầu khoá sổ kế toán, các bạn cần lưu ý hai vấn đề quan trọng:
- Những chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại một cách khoa học.
- Kế toán phải đảm bảo thực hiện việc hạch toán một cách đầy đủ những nghiệp vụ phát sinh.
Một kỳ kế toán “đẹp” không phải kỳ lợi nhuận cao, mà là kỳ số liệu đúng, đủ, khớp và giải trình được. Khi doanh nghiệp làm chuẩn từ đối chiếu, phân loại chứng từ đến bút toán cuối kỳ, việc khóa sổ sách kế toán sẽ trở nên nhẹ nhàng, đồng thời giảm đáng kể rủi ro thuế về sau.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang thiếu kế toán viên chuyên nghiệp để kiểm tra chéo, chưa có checklist khóa sổ, hoặc muốn chuẩn hóa quy trình để số liệu luôn sạch trước khi nộp báo cáo, Kế toán An Phú có thể đồng hành theo mô hình dịch vụ kế toán doanh nghiệp. An Phú hỗ trợ rà soát chứng từ, đối chiếu trọng yếu, khóa sổ theo chuẩn và tư vấn tối ưu vận hành kế toán, để bạn tập trung vào tăng trưởng mà vẫn yên tâm về sổ sách.
Kế Toán An Phú luôn nỗ lực mang tới cho khách hàng các trải nghiệm An Tâm Tuyệt Đối, đặt lợi ích khách hàng lên trên hết nhằm mang tới sự hài lòng cho khách hàng.
Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi:
Trụ sở: 91 Đinh Tiên Hoàng, Phường 3, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Tel: 0902574504 – 0989778322
Email: ketoanthueanphu@gmail.com
Website: https://ketoananphu.vn/
