Nội dung chính
Hiện nay, các doanh nghiệp/công ty đã chuyển đổi hầu hết sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh cũng như mang lại sự tiện lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề rủi ro xảy ra xung quanh về mặt pháp lý và chất lượng luôn rình rập đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy các rủi ro hoá đơn điện tử đó là gì và khắc phục bằng cách nào ? Hãy cùng Kế Toán An Phú tìm hiểu về hoá đơn điện tử và 3 cách giảm các rủi ro hoá đơn điện tử mà bạn nên biết trong bài viết này nhé !
Hoá đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Được xử lý qua các hệ thống máy tính, hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển, đồng thời tăng cường tính an toàn và bảo mật thông tin. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp và cơ quan thuế có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát và quản lý các giao dịch kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
Hoá đơn điện tử có vai trò gì?
Để hiểu rõ được 3 cách giảm rủi ro hoá đơn điện tử thì trước tiên chúng ta hãy tìm hiểu về vai trò của hoá đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được xem là một bước tiến trong cải cách hành chính Thuế mới, nó giúp cho các doanh nghiệp cải thiện và phát triển mạnh mẽ môi trường kinh doanh, qua đó giúp cho nền tài chính nước nhà lành mạnh hoá. Theo nghị định Chính phủ 123/2020/NĐ-CP có quy định các doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành việc chuyển đổi áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày 1/7/2022.
Điều này không chỉ là một quy định tối thiểu về thời gian áp dụng hóa đơn điện tử, mà còn là một cơ hội để doanh nghiệp có thể tự quản lý và lựa chọn thời điểm phù hợp nhất để chuẩn bị và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Mang lại sự linh hoạt cho các doanh nghiệp trong việc thích ứng với quy trình và công nghệ mới. Đồng thời đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả của hóa đơn điện tử trong việc quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh.
Dấu hiệu nhận biết rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử
Giả mạo hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp
Một trong những phương thức gian lận phổ biến nhất là giả mạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng giấy tờ không hợp pháp, chẳng hạn như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu giả mạo để hoàn tất quá trình đăng ký. Các giấy tờ này thường được nộp qua mạng, điều này dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra tính hợp pháp của chúng. Hệ quả là, các cơ quan quản lý gặp nhiều khó khăn trong việc giám sát và kiểm tra tính xác thực của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến sự minh bạch trong kinh doanh.
Để ngăn chặn tình trạng này, việc xác minh kỹ lưỡng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là điều cần thiết. Các cơ quan chức năng nên sử dụng các công cụ kiểm tra hiện đại, kết hợp với việc yêu cầu hồ sơ nộp trực tiếp để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hồ sơ và chứng từ đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp không còn hoạt động ở địa chỉ đã đăng ký
Một dấu hiệu rủi ro khác là khi doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ hoạt động trong thời gian ngắn, sau đó ngừng hoạt động hoặc chuyển địa điểm mà không thông báo cho cơ quan quản lý. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn ngừng hoạt động khi còn nợ thuế. Điều này không chỉ gây rối loạn trong việc quản lý thuế mà còn tạo ra những lỗ hổng lớn trong hệ thống kiểm soát.
Để phòng ngừa, cơ quan thuế cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc doanh nghiệp hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Các biện pháp như kiểm tra đột xuất, yêu cầu báo cáo định kỳ về hoạt động kinh doanh có thể giúp phát hiện sớm các hành vi gian lận. Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuế cũng là một giải pháp hiệu quả để theo dõi hoạt động của doanh nghiệp.
Người nộp thuế thay đổi thông tin đăng ký thuế nhiều lần
Thay đổi thông tin đăng ký thuế nhiều lần là một trong những chiêu thức gian lận tinh vi. Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ hoặc các thông tin liên quan nhiều lần, dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Điều này nhằm mục đích tránh sự kiểm tra và giám sát của các cơ quan thuế địa phương. Hành vi này không chỉ gây khó khăn cho việc quản lý mà còn ảnh hưởng đến sự minh bạch và trung thực trong hoạt động kinh doanh.
Để đối phó với tình trạng này, cơ quan thuế cần xây dựng một hệ thống quản lý thông tin chặt chẽ, theo dõi sát sao các thay đổi thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp. Việc phối hợp giữa các cơ quan thuế ở các địa phương khác nhau cũng rất quan trọng để đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo thay đổi thông tin và tuân thủ các quy định về đăng ký thuế.
Các rủi ro hay gặp về hoá đơn điện tử
Theo thông tin từ Tổng cục Thuế, thực tế trong thời gian qua, những vụ án liên quan đến vấn đề mua bán hóa đơn, nhiều doanh nghiệp/công ty “ma” được thành lập nhưng không có hoạt động sản xuất kinh doanh mà những doanh nghiệp này chỉ để mua bán các hóa đơn kiếm lợi nhuận bất hợp pháp. Một số các cá nhân thực hiện việc mua bán, sáp nhập doanh nghiệp/công ty sau đó thâu tóm và thực hiện những hành vi mua bán hóa đơn tại những công ty/doanh nghiệp này. Doanh nghiệp xuất hóa đơn sau đó dừng hoạt động, nghỉ kinh doanh,…
Cùng với đó, khi thực hiện hồ sơ nộp điện tử, cá nhân không cần phải đến trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh, những giấy tờ thủ tục pháp lý nộp đi kèm sẽ là bản scan. Ngày nay, hệ thống đăng ký kinh doanh chưa thể tự động kiểm soát các dữ liệu nên xuất hiện nhiều các trường hợp có dấu hiệu sử dụng những giấy tờ pháp lý của cá nhân không phù hợp khi tiến hành đăng ký thông tin doanh nghiệp.
Đáng chú ý, những đối tượng có thể kê khai, cung cấp thông tin đăng ký doanh nghiệp không đúng thực tế, không chính xác. Một cá nhân đăng ký cho nhiều doanh nghiệp, sau đó cá nhân bỏ địa điểm kinh doanh để tiến hành thành lập doanh nghiệp khác với mục đích để sử dụng, mua bán hóa đơn bất hợp pháp…
Để né tránh sự kiểm tra, phát hiện của bộ phận cơ quan chức năng Thuế và các cơ quan quản lý nhà nước, các doanh nghiệp thường xuyên chuyển đổi địa điểm kinh doanh. Cá nhân đăng ký doanh nghiệp sinh sống và làm việc ở khu vực này hoặc có địa điểm kinh doanh ở khu vực này nhưng lại có trụ sở chính của doanh nghiệp ở các khu vực khác với nơi sinh sống, làm việc, kinh doanh…
Địa điểm kinh doanh không đúng, không có thật hoặc sử dụng hợp đồng thuê nhà giả để đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp, cơ quan Thuế chưa có các thông tin để kiểm soát xem địa điểm kinh doanh có đúng với địa chỉ được đăng ký kinh doanh hay không.
Cách giảm rủi ro hoá đơn điện tử
Sau đây là 3 cách giảm rủi ro hoá đơn điện tử mà Kế Toán An Phú chia sẻ với bạn.
Kiểm tra, xác minh các giao dịch
Để giảm rủi ro hoá đơn điện tử thì chúng ta cần kiểm tra và xác minh các giao dịch. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác và thực hiện đúng quy định về hoá đơn và Thuế, doanh nghiệp/,công ty có thể thực hiện những biện pháp xác minh, kiểm tra như sau:
- Đối chiếu hoá đơn lại với các hợp đồng mua bán hàng hoá sản phẩm (nếu có).
- Xác minh, kiểm chứng về hình thức nhận – giao hàng hóa, địa điểm nhận – giao hàng hóa.
- Kiểm tra về phương tiện vận chuyển sản phẩm hàng hóa, chi phí cho việc vận chuyển sản phẩm hàng hóa.
- Xác minh nguồn gốc hàng hóa và chủ sở hữu hàng hóa trước thời điểm nhận – giao hàng hóa.
- Xác minh về cách thức thanh toán, bao gồm xác minh đối tượng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện giao dịch, số lần được thực hiện giao dịch, hình thức thanh toán, và các chứng từ thanh toán.
- Xác minh về xuất khẩu sản phẩm hàng hóa, bao gồm vận đơn và tờ khai hải quan đã thông quan.
Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn
Cách thứ 2 để giảm rủi ro hoá đơn điện tử là kiểm tra chính xác thông tin trên hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, ban có thể kiểm tra, tra cứu thông tin hóa đơn qua hướng dẫn:
- Bước 1: Truy cập vào website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Tiến hành nhập mã số thuế, loại hình hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn, nhập số của hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng số tiền thanh toán và nhập mã captcha rồi sau đó bạn click vào mục “tìm kiếm”.
- Bước 3: Bắt đầu kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn mà bạn tra cứu.
Với loại hình hóa đơn giấy trước đây, khi kế toán tiếp nhận hóa đơn thì sẽ kiểm tra lại các thông tin bằng cách chọn truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết cụ thể về tình trạng hóa đơn đó.
Tra cứu danh sách doanh nghiệp có rủi ro về thuế
Cách thứ 3 để giảm rủi ro hoá đơn điện tử là tra cứu danh sách các doanh nghiệp/công ty có rủi ro về thuế. Danh sách các công ty/doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được công bố bởi website: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt hoặc bạn cũng có thể sử dụng phần mềm ứng dụng Cập nhật doanh nghiệp bỏ trốn toàn quốc thuộc Cục Thuế Hà Nội để tra cứu doanh nghiệp thuộc danh sách này.
Tuy nhiên các doanh nghiệp thuộc danh sách này có thể chưa kịp bổ sung cập nhật làm mới hoặc không được đầy đủ. Để đảm bảo tính xác thực được cao nhất, doanh nghiệp/công ty nên kết hợp tra cứu thêm với 2 biện pháp được nêu trên.
Kết luận
Qua bài viết chắc hẳn các bạn cũng đã biết được vai trò của hoá đơn điện tử và các cách để giảm rủi ro khi sử dụng hoá đơn điện tử rồi. Hy vọng các thông tin mà Kế Toán An Phú chia sẻ sẽ giúp cho bạn có nhiều thông tin hữu ích. Và nếu bạn đang cần một dịch vụ kế toán uy tín, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp thì đơn vị Kế Toán An Phú chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn !
