Nội dung chính
Trong hành trình quản lý kế toán và tài chính, việc mất hoá đơn đầu ra có thể là một áp lực lớn đối với doanh nghiệp. Không chỉ ảnh hưởng đến quá trình tính toán và báo cáo thuế mà còn mang theo mức phạt đáng kể từ cơ quan quản lý.
Hãy cùng Kế Toán An Phú, tìm hiểu tại sao vấn đề này đáng lo ngại và cách giảm thiểu rủi ro phạt nguội, giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả.
Hoá đơn đầu ra là gì?
Hoá đơn đầu ra là một tài liệu chứng từ doanh nghiệp phát sinh và cung cấp cho khách hàng sau mỗi giao dịch hoặc dịch vụ đã được thực hiện. Đây là một bản ghi chính thức về số lượng, chất lượng, và giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp, kèm theo các thông tin khác như thuế và chi phí.
Hoá đơn đầu ra thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên của doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế, thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá trị, thuế suất, và tổng cộng cần thanh toán.
Đối với khách hàng, hoá đơn đầu ra còn là một công cụ để kiểm tra và xác nhận các giao dịch mua bán, và nó có thể được sử dụng để tính toán và thanh toán số tiền phải chi trả.
Mất hoá đơn đầu ra có sao không?
Việc mất hoá đơn đầu ra có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, theo quy định của Nghị định 102/2021/NĐ-CP và sửa đổi, bổ sung Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP từ ngày 01/01/2022.
Những hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính qua hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền.
Trường hợp bị cảnh cáo
- Xử phạt cảnh cáo đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, với điều kiện có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ, và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ.
Trường hợp bị phạt tiền
- Mức phạt từ 3-5 triệu đồng áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Mức phạt từ 4-8 triệu đồng áp dụng cho nhiều trường hợp, bao gồm làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập; làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Mức phạt từ 5-10 triệu đồng áp dụng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp vừa nêu (bao gồm cả xử phạt cảnh cáo).
Trường hợp mất hoá đơn đầu ra do bên thứ ba
- Người bán hoặc người mua là đối tượng bị xử phạt tùy thuộc vào việc bên thứ ba thực hiện giao dịch với ai. Cả hai đối tượng này cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Mất hoá đơn đầu ra xử lý như thế nào?
Đối với việc xử lý mất hoá đơn đầu ra, các tổ chức và doanh nghiệp cần tuân theo quy trình và thủ tục quy định để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tham khảo theo mẫu BC21/HĐG, sau khi phát hiện mất hóa đơn, cần thực hiện các bước sau:
- Lập báo cáo:
- Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo về tình trạng mất, hỏng, cháy hóa đơn.
- Báo cáo này phải được thực hiện trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện sự cố. Trong trường hợp ngày thứ 5 trùng với ngày nghỉ, thì thời hạn sẽ được tính đến ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
- Gửi báo cáo lên cơ quan thuế:
- Báo cáo được gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về hóa đơn mất, hỏng, cháy.
- Quy trình này giúp cơ quan thuế nắm bắt thông tin và xử lý hợp lý theo quy định của pháp luật.
- Tuân thủ thời hạn:
- Rất quan trọng là tuân thủ thời hạn 5 ngày để thông báo sự cố. Việc này giúp tránh được các hậu quả phạt nguội do việc không báo cáo đúng thời hạn.
- Ghi chú về ngày nghỉ:
- Nếu ngày cuối cùng của thời hạn là ngày nghỉ, cần lưu ý tính đến ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Thông qua việc thực hiện các bước trên, tổ chức và doanh nghiệp sẽ đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và có cơ hội hợp tác tích cực với cơ quan thuế trong quá trình giải quyết vấn đề mất hoá đơn đầu ra.
Kết luận
Tổ chức và doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý tới vấn đề mất hoá đơn đầu ra, bởi việc này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình quản lý tài chính mà còn có thể mang theo những hậu quả pháp lý đáng kể.
Mất hoá đơn đầu ra không chỉ dẫn đến cảnh cáo mà còn có mức phạt tiền đáng kể theo quy định của Nghị định 102/2021/NĐ-CP và sửa đổi, bổ sung Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP từ ngày 01/01/2022.
Đối với việc này, mức phạt phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tình tiết cụ thể của sự việc và thời điểm thông báo. Quy trình thông báo và tuân thủ thời hạn là điều cực kỳ quan trọng để tránh mức phạt cao và duy trì uy tín trong quá trình kinh doanh. Điều này đặt ra một thách thức đối với các doanh nghiệp, nhất là khi mất hoá đơn đầu ra trở thành một rủi ro tiềm ẩn.
Chính vì vậy, việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa và tuân thủ đúng quy định rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích kinh doanh.
