Nội dung chính
Lập hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc trong công tác kế toán và quản lý thuế của mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn gặp phải tình trạng lập hoá đơn sai thời điểm, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến quyền lợi về thuế. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, bài viết sau sẽ phân tích khái niệm, quy định pháp luật, mức xử phạt cũng như cách xử lý khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm.
Thế nào là lập hóa đơn sai thời điểm?
Lập hóa đơn sai thời điểm là trường hợp người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn không đúng với thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn.
Lập hóa đơn sai thời điểm nghĩa là hóa đơn được xuất ra trước hoặc sau thời điểm quy định (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa, hoàn thành cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm thu tiền…).
Việc này có thể xảy ra do vô ý hoặc cố ý, gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, ghi nhận doanh thu, chi phí, và có thể bị xử phạt hành chính.
Ví dụ:
Bán hàng ngày 10/12 nhưng đến ngày 15/12 mới lập hóa đơn (sai thời điểm, xuất hóa đơn muộn).
Nhận tiền đặt cọc ngày 01/02 nhưng chưa cung cấp dịch vụ đã xuất hóa đơn (sai thời điểm, xuất hóa đơn sớm).
Hoàn thành dịch vụ ngày 20/06 nhưng lập hóa đơn ngày 30/06 (sai thời điểm).
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn với các ngành hàng
Thời điểm xuất hóa đơn theo quy định
Đối với bán hàng hóa
Thời điểm xuất hóa đơn:
Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).
Trích dẫn pháp luật:
Điểm a, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm xuất hóa đơn:
Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
Trích dẫn pháp luật:
Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp cung cấp điện, nước sạch, dịch vụ viễn thông, truyền hình, bưu chính, dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hàng không, vận tải biển
Thời điểm xuất hóa đơn:
Là ngày ghi trên chỉ số điện, nước hoặc ngày kết thúc quy trình xác định lượng hàng hóa, dịch vụ được cung cấp trong kỳ.
Trích dẫn pháp luật:
Khoản 2, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với xây dựng, lắp đặt
Thời điểm xuất hóa đơn:
Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
Trích dẫn pháp luật:
Khoản 3, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đối với xuất hàng gửi bán, xuất kho nội bộ
Thời điểm xuất hóa đơn:
Không bắt buộc phải xuất hóa đơn, chỉ cần lập phiếu xuất kho theo quy định.
Trích dẫn pháp luật:
Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần bị xử lý như thế nào?
Xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần sẽ bị xử phạt hành chính cho từng lần vi phạm với mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng/lần.
Nếu bị phát hiện đồng thời nhiều hóa đơn sai thời điểm, tổng mức phạt là tổng của từng lần vi phạm.
Nếu tái phạm hoặc có tình tiết tăng nặng, mức phạt có thể cao hơn.
Mức phạt lập hóa đơn sai theo Nghị định 125
Xuất hóa đơn sai thời điểm nhiều lần là hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn và sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP).
Mức xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Điểm b Khoản 6 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.
Mức phạt áp dụng cho mỗi lần vi phạm.
Nếu vi phạm nhiều lần thì xử lý thế nào?
Mỗi lần xuất hóa đơn sai thời điểm đều bị coi là một lần vi phạm và bị xử phạt riêng lẻ, không cộng dồn cho toàn bộ các lần vi phạm (trừ khi bị phát hiện đồng thời và lập biên bản chung).
Nếu bị phát hiện cùng lúc nhiều hóa đơn sai thời điểm, cơ quan thuế có thể lập biên bản xử lý cho từng hành vi, tổng mức phạt là tổng mức phạt của từng lần vi phạm.
Tình tiết tăng nặng
Nếu người nộp thuế cố ý lặp lại hành vi vi phạm (tái phạm), mức phạt có thể tăng nặng theo quy định tại Luật Xử lý vi phạm hành chính (Điều 10), ví dụ:
Tái phạm: Có thể bị áp dụng mức phạt tối đa trong khung quy định.
Vi phạm có tổ chức hoặc kéo dài cũng có thể bị xem xét tăng nặng.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Ngoài việc nộp phạt, doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải lập lại hóa đơn đúng thời điểm theo yêu cầu của cơ quan thuế nếu cần thiết.
Có thể bị ấn định thuế, truy thu thuế, điều chỉnh lại số liệu kế toán nếu việc xuất hóa đơn sai thời điểm dẫn tới khai thuế sai.
Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm
Xác định mức độ và nguyên nhân sai sót
Xác định hóa đơn đã xuất trước hay sau thời điểm quy định.
Kiểm tra xem hóa đơn đã kê khai thuế, nộp thuế, giao cho khách hàng hay chưa.
Liên hệ ngay với bên mua
Thông báo cho người mua về sai sót thời điểm trên hóa đơn.
Thống nhất phương án xử lý phù hợp theo tình huống thực tế.
Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn giữa bên bán và bên mua, nêu rõ nội dung sai sót (sai thời điểm) và thống nhất điều chỉnh.
Biên bản phải có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Xử lý trên hệ thống hóa đơn điện tử
Trường hợp hóa đơn đã gửi cơ quan thuế:
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai thời điểm.
Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ngày tháng của hóa đơn sai thời điểm.
Trường hợp hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế:
Có thể hủy hóa đơn điện tử sai, sau đó lập lại hóa đơn đúng thời điểm.
Kê khai thuế điều chỉnh
Kê khai điều chỉnh bổ sung thuế GTGT (nếu ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế).
Đảm bảo kê khai đúng với hóa đơn điều chỉnh mới.
Lưu trữ hồ sơ làm căn cứ giải trình
Lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan (biên bản điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh, thư trao đổi hai bên…) để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Chấp nhận xử phạt vi phạm hành chính (nếu có)
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho mỗi lần vi phạm.
Chủ động giải trình với cơ quan thuế, nộp phạt đúng hạn (nếu bị xử lý).
Lưu ý cách lập hóa đơn để tránh bị phạt?
Xuất hóa đơn đúng thời điểm: Lập hóa đơn ngay tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hoặc nhận tiền ứng trước (tùy theo quy định từng ngành). Tránh việc xuất hóa đơn trước hoặc sau thời điểm quy định.
Điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên hóa đơn: Đảm bảo các thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua; tên hàng hóa/dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất; số tiền thuế… là chính xác, không được bỏ sót hoặc ghi sai. Không sử dụng từ viết tắt, ký hiệu không đúng quy định.
Xuất hóa đơn liên tục, theo thứ tự số: Các hóa đơn phải được lập liên tục theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn; không được nhảy số, bỏ số hoặc làm mất hóa đơn. Nếu phát hiện mất, sai sót số hóa đơn, cần lập báo cáo với cơ quan thuế theo quy định.
Không lập hóa đơn khống, hóa đơn sai sự thật: Chỉ lập hóa đơn cho các giao dịch thực tế phát sinh. Tuyệt đối không lập hóa đơn cho các giao dịch không có thật, không lập hóa đơn khống, hóa đơn cho bên thứ ba không liên quan.
Không lập nhiều hóa đơn cho cùng một giao dịch: Một giao dịch chỉ lập một hóa đơn duy nhất (trừ trường hợp điều chỉnh, hủy theo đúng quy định).
Ký, đóng dấu đúng quy định: Hóa đơn phải có chữ ký điện tử của người bán (với hóa đơn điện tử) và chữ ký của người mua (nếu có thỏa thuận). Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ chữ ký, dấu (nếu là doanh nghiệp bắt buộc đóng dấu trên hóa đơn giấy).
Lưu trữ hóa đơn đúng quy định: Lưu giữ hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy theo thời gian quy định của pháp luật (ít nhất 10 năm). Đảm bảo hóa đơn không bị rách, mờ, mất hoặc hư hỏng.
Kịp thời xử lý và điều chỉnh khi phát hiện sai sót: Nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh/hủy hóa đơn, xuất hóa đơn điều chỉnh đúng theo quy định và kê khai điều chỉnh thuế kịp thời.
Lời kết
Việc lập hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp, kiểm tra thuế. Tuy nhiên, các quy định về hóa đơn luôn có những điểm phức tạp, dễ mắc sai sót dẫn đến bị xử phạt không đáng có.
Nếu bạn còn băn khoăn về cách xuất hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn hay cần xử lý các tình huống sai sót liên quan đến hóa đơn, hãy liên hệ ngay với dịch vụ hỗ trợ về hóa đơn của chúng tôi. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn, hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn an tâm tránh lập hoá đơn sai thời điểm trong mọi giao dịch và tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí.
