Dịch vụ làm sổ sách kế toán

Làm sổ sách kế toán là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành và kiểm soát chi phí tốt hơn. Đối với người làm kế toán thì việc trang bị cho bản thân những kiến thức chính xác về làm sổ sách là rất cần thiết. Đặc biệt, bạn cần phải ghi chép và lưu trữ một cách tốt nhất các thông tin kế toán để giúp công ty hoạt động tốt hơn.

Khái niệm sổ sách kế toán cho doanh nghiệp

Khái niệm sổ sách kế toán là điều bạn nên tìm hiểu trước khi tham khảo các thao tác làm sổ sách kế toán. Về cơ bản, đây là loại sổ giúp tập hợp thông tin và lưu trữ tất cả các dữ liệu, thông số tài chính của doanh nghiệp hay công ty. Sổ này được người làm kế toán sử dụng để ghi chép và sắp xếp các dữ liệu theo đúng trình tự thời gian. 

Tác dụng của việc làm sổ sách là giúp doanh nghiệp và công ty tổng hợp thông tin để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất cho vấn đề tài chính. Các số liệu được cập nhật liên tục sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện so sánh và đưa ra những kết luận kinh tế phù hợp. Từ đó, việc kinh doanh có thể diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn trong tương lai.

Phân loại các dạng làm sổ sách kế toán phổ biến hiện nay

Đối với các dạng làm sổ sách kế toán hiện nay có nhiều cách để phân loại hơn. Tuỳ theo các tiêu chí đề ra sẽ có những phân loại cụ thể. Sau đây chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về phân loại dạng sổ sách theo các tiêu chí cụ thể hơn.

Phân loại theo cách ghi chép

Phân loại dạng sổ sách kế toán theo hình thức ghi chép hiện tại có 3 loại chính.

• Dạng sổ sách được ghi theo thứ tự thời gian: Đây là loại sổ kế toán được dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế có tính liên tục theo thời gian. Các sổ ghi trường hợp phát sinh vấn đề kinh tế, ví dụ như nhật ký, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Dạng sổ được ghi theo phần hệ thống: Dạng sổ này sẽ được dùng để ghi chép lại nội dung hoạt động kinh tế. Hệ thống hoá lại các nội dung hoạt động kinh tế phát sinh ví dụ như sổ cái, sổ sách chi tiết.
• Dạng sổ sách liên hợp: Sổ liên hợp sẽ được dùng để ghi chép lại nội dung, hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian. Bên cạnh đó còn dùng để theo dõi đối tượng kế toán trong cùng một trang sổ sách về nội dung, hoạt động kinh tế. Sổ liên hợp sẽ gồm các loại sổ cái, nhật ký.

Phân loại cách ghi chép là hình thức phân loại phổ biến nhất hiện nay.

Phân loại dạng sổ sách theo hình thức sổ

Khi nói về các loại sổ sách kế toán thì người trong lĩnh vực còn có phân loại cơ bản. Đây là cách phân loại theo hình thức sổ, với cách này sẽ có 2 hình thức phân loại chính sau:

• Sổ sách tờ rời: Đây là dạng sổ bao gồm các tờ sổ sách phân theo từng trang riêng. Với dạng sổ này sẽ dễ dàng và thuận tiện để phân chia công việc. Tuy nhiên khi sử dụng sổ sách tờ rời thì việc thất lạc sổ rất hay diễn ra. Kế toán cần phải có nghiệp vụ, chuyên môn cao trong quản lý sổ sách tờ rời.
• Sổ được đóng theo quyển: Sổ sách phân theo quyển sẽ đáp ứng được việc dễ bảo quản hơn so với loại còn lại. Sổ này sẽ được đóng thành quyển, mỗi trang đều được đánh số thứ tự, có dấu giáp lai, đăng ký giữa các trang sổ.

Phân loại theo hình thức sổ thường sẽ được sử dụng đối với các phòng kế toán nhiều nhân viên. Tuỳ theo lĩnh vực, quy mô của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn 1 trong 2 loại sổ này.

Phân theo cấu trúc mẫu sổ

Hiện nay còn có một cách phân loại sổ sách kế toán theo tiêu chí cấu trúc mẫu sổ. Với tiêu chí này thì sổ sách kế toán được phân thành 4 loại chính:

• Sổ kế toán cấu trúc 1 bên: Đây là dạng sổ bố trí cấu trúc 2 cột Nợ, Có ở một bên trong trang sổ. Thường thì cấu trúc này sẽ hay dùng cho Sổ Cái của tài khoản kế toán. 
• Sổ kế toán cấu trúc 2 bên: Sổ kế toán cấu trúc hai bên sẽ có cấu trúc chia thành 2 bên trong cùng 1 trang sổ. Theo quy định thì bên trái sẽ là cột phản ánh phần phát sinh Nợ của tài khoản kế toán. Bên còn lại sẽ phản ánh số phát sinh Có, nội dung cũng sẽ tương tự như sổ kế toán cấu trúc 1 bên. Cấu trúc sổ này cũng phù hợp để dùng cho sổ Cái.
• Sổ cấu trúc nhiều cột: Đối với sổ cấu trúc nhiều cột thì sẽ phản ánh các số phát sinh chi tiết hơn. Đây là dạng sổ sẽ tổng hợp, kết hợp các hoạt động tài chính phát sinh, nên việc phân thành nhiều cột sẽ thống kê thông tin chi tiết hơn.
• Sổ kế toán cấu trúc bàn cờ: Đây là dạng sổ được bố trí theo cấu trúc của một bàn cờ. Các ô trong trang là giao điểm của dòng và cột trong sổ kế toán đó. Dạng cấu trúc này thường được áp dụng cho Nhật ký chứng từ.

Phân loại sổ kế toán theo nội dung được ghi chép

Một cách phân loại sổ kế toán khác đó là dựa trên nội dung ghi chép. Theo đó sẽ cso 3 phân loại chính được dùng phổ biến nhất:

• Sổ kế toán tổng quát: Sổ này sẽ dùng để ghi chép số liệu tổng quát đối với các hoạt động tài chính, kinh tế. Dạng sổ này được dùng phổ biến đối với các loại sổ cái, nhật ký chứng từ, sổ đăng ký chứng từ.
• Số kế toán chi tiết: Đối với sổ chi tiết thì các số liệu, hoạt động kinh tế được ghi chép một cách chi tiết hơn. Sổ này sẽ được mở theo tài khoản kế toán chi tiết để dễ dàng quản lý và theo dõi hơn. Thường thì các sổ kế toán chi tiết sẽ phù hợp để ghi chép số lượng vật tư hoặc đơn thanh toán với khách hàng,…
• Sổ kế toán kết hợp: Đây là dạng sổ sẽ ghi chép các hoạt động kinh tế một cách tổng quát. Tuy nhiên cũng sẽ chi tiết hoá số liệu để thuận tiện cho nhu cầu quản lý. Sổ này sẽ giúp giảm số lượng công việc liên quan đến ghi chép, phù hợp với công ty có ít nhân viên kế toán.

Hướng dẫn làm sổ sách kế toán dễ dàng nhất cho bạn

Sau khi tìm hiểu về sổ sách của kế toán cùng với các dạng sổ sách phổ biến thì bạn có thể thực hiện làm sổ sách theo những thao tác cụ thể. Bạn nên lưu ý thực hiện từng bước để có được kết quả làm sổ sách tốt nhất cho doanh nghiệp.

Tiến hành tập hợp các chứng từ kế toán của doanh nghiệp

Thao tác đầu tiên bạn cần thực hiện khi tiến hành làm sổ sách kế toán chính là tập hợp các chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Bạn nên tập hợp tất cả những hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định để cập nhật vào sổ sách kế toán. Các hóa đơn này nên đảm bảo có đầy đủ thông tin về nghiệp vụ, nội dung kinh tế thống nhất. Đồng thời, hóa đơn không được có dấu vết tẩy, xóa hay sửa chữa.

Bạn cũng cần tập hợp các hóa đơn hợp lý phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Làm sổ sách kế toán phải có chứng từ ngân hàng như giấy báo nợ hay giấy nộp tiền cụ thể. Cùng với các giấy tờ ngân hàng, sao kê phù hợp cho hoạt động doanh nghiệp.

Cập nhật chứng từ kế toán trong sổ sách kế toán

Khi làm sổ sách kế toán, bạn cần lưu ý chuẩn bị và cập nhật chính xác các thông tin quan trọng như hợp đồng thi công, dự toán và thuê nhân công hay lao động thời vụ,… Tổng hợp các biên bản nghiệm thu, đối chiếu công nợ  một cách đầy đủ nhất. Bạn cũng cần cập nhật rõ thông tin hạch toán chi phí nhân công theo từng công trình. 

Đặc biệt, các chi phí khấu hao máy móc theo thời gian cũng cần được ghi rõ trong sổ sách kế toán. Nếu xuất hiện một số chi phí không xác định thì bạn có thể tập hợp chung để tiến hành phân bổ hợp lý. 

Tính toán chi phí khi làm sổ sách kế toán

Thao tác tính toán chi phí kế toán được thực hiện khi doanh nghiệp đã tập hợp và cập nhật đầy đủ các thông tin kế toán cần thiết. Ở bước này, người làm kế toán cần sử dụng khả năng chuyên môn để tiến hành tính toán. 

Trong đó, chi phí lương cho nhân công được tính dựa vào bảng lương doanh nghiệp. Chi phí khấu hao máy móc tính theo bảng khấu hao và cập nhật vào sổ sách kế toán. Các chi phí trả trước và giá vốn được tính dựa theo bảng phân bổ riêng cho mỗi mặt hàng. Một số chi phí khác cũng được tính tương tự và cập nhật chính xác vào sổ sách.

Làm sổ sách kế toán với các thao tác đơn giản đã được cập nhật trong bài viết. Bạn nên tham khảo thật kỹ các thao tác này để có được sổ sách kế toán rõ ràng và chi tiết nhất. Từ đây, bạn cũng giúp doanh nghiệp và công ty có được hướng giải quyết và phát triển kinh tế phù hợp.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán

Dịch vụ làm sổ sách kế toán chưa quá phổ biến tại các doanh nghiệp trong nước. Tuy nhiên, với tình hình thị trường, kinh tế hiện tại thì dịch vụ này sẽ mở ra nhiều cơ hội hơn cho doanh nghiệp. Với các lợi ích mà dịch vụ có thể mang lại, sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu thời gian chi phí hơn trong hoạt động. Các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán vì các lợi ích sau đây.

Tiết kiệm thời gian

Tại các công ty cung cấp dịch vụ kế toán luôn đảm bảo được chất lượng và trình độ của nhân viên kế toán. Vậy nên các vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết nhanh chóng, đỡ mất thời gian hơn. Ngoài ra, việc thuê dịch vụ sẽ có thể đáp ứng nhu cầu làm sổ sách kế toán phát sinh bất ngờ. 

Đối với các nhu cầu về sổ sách kế toán gấp rút thì công ty cũng không tốn thời gian để đào tạo nhân viên. Tiết kiệm thời gian nhiều hơn so với việc phải liên tục tuyển nhân viên kế toán mới để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Thực tế thì việc thuê dịch vụ làm sổ sách kế toán cũng là một cách tối ưu chi phí doanh nghiệp. Không phải công ty hay doanh nghiệp nào cũng sẽ cần kế toán cố định. Trong thời điểm không có công việc dành cho nhân viên kế toán thì doanh nghiệp vẫn sẽ phải trả lương cứng.

Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ làm sổ sách kế toán, chỉ cần chi trả theo đầu công việc ở thời điểm đó. Có thể tránh được phần tiền lãng phí cho nhân viên cứng ở thời điểm có ít việc hoặc không có việc.

Đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc

Kế toán là một công việc đòi hỏi phải đáp ứng đúng tiến độ nhưng phải chính xác đến từng số liệu. Vậy nên việc thuê dịch vụ làm sổ sách sẽ đáp ứng được yêu cầu này tốt hơn và nhanh hơn. 

Các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ đảm bảo được chất lượng nhân sự kế toán. Có thể đáp ứng được tính chính xác trong số liệu nhưng vẫn đảm bảo đúng tiến độ công việc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn cho toàn bộ quá trình hoạt động.

Được dự báo các rủi ro tài chính

Khi sử dụng dịch vụ làm sổ sách kế toán thì khách hàng còn được dự báo, tư vấn về vấn đề và rủi ro tài chính. Dựa vào số liệu thực tế, nhân viên sẽ hỗ trợ đưa ra những rủi ro và gợi ý các kế hoạch để tránh rủi ro đó.

Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có hoạt động bền vững hơn trên thị trường. Có thể nắm được các vấn đề đang phát sinh trong nguồn tài chính chung của doanh nghiệp. Đưa ra phương hướng và có hoạt động khắc phục, xử lý kịp thời.

Trường hợp nào nên chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán

Dịch vụ làm sổ sách kế toán đang ngày càng thịnh hành và được phát triển. Một số đơn vị cung cấp các dịch vụ làm sổ sách linh hoạt để đáp ứng từng đối tượng, trường hợp. Về cơ bản thì một số trường hợp sau sẽ rất cần chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán:

• Công ty hoặc doanh nghiệp mới mở chưa có đủ nhân lực trong việc kế toán, sổ sách.
• Các công ty, doanh nghiệp đang cần sổ sách kế toán chính xác cho kỳ quyết toán thuế.
• Trường hợp cần kiểm tra lại sổ sách, hoạt động tài chính, kinh tế của doanh nghiệp theo tháng, quý, năm.
• Công ty hoặc doanh nghiệp cần kiểm tra lại độ chính xác của sổ sách do nhân viên trong công ty thực hiện.
• Nhân viên kế toán trong doanh nghiệp vẫn còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm để xử lý sổ sách kế toán quan trọng.

Tuỳ vào từng thời điểm, trường hợp mà các doanh nghiệp, công ty sẽ có nhu cầu sử dụng dịch vụ làm sổ sách kế toán khác nhau. Tuy nhiên các đơn vị cung cấp dịch vụ hiện nay đa số có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng. Nên quý doanh nghiệp nên tìm đơn vị cung cấp dịch vụ để được tư vấn chi tiết hơn.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán

Dịch vụ kế toán hiện nay đang ngày càng phổ biến, nhiều công ty cung cấp dịch vụ kế toán mới xuất hiện. Doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ thì nên lưu ý những điều sau đây để tránh các rủi ro xấu:

• Kiểm tra hồ sơ năng lực: Một công ty cung cấp dịch vụ làm sổ kế toán có nhiều năm hoạt động vẫn sẽ đáng tin cậy hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra xem công ty có những thành tựu gì, từng làm việc với các doanh nghiệp nào khác,… Từ đó sẽ nắm được dịch vụ kế toán từ đơn vị cung cấp đó có uy tín hay không.
• Kiểm tra nội dung dịch vụ: Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường sẽ có nội dung dịch vụ giống nhau. Tuy nhiên, khách hàng vẫn nên kiểm tra về nội dung, đầu công việc trong dịch vụ đó. Điều này sẽ giúp quá trình làm việc không xảy ra trục trặc hay bất kỳ thiếu sót nào.
• Cân nhắc vấn đề chi phí: Thực tế thì không phải dịch vụ kế toán nào giá càng cao thì sẽ làm việc càng chất lượng. Khách hàng cân nhắc và xem xét chi phí kèm theo năng lực, dịch vụ,… để có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp hơn.

Với 3 tiêu chí cơ bản này, khách hàng sẽ yên tâm hơn trong việc lựa chọn dịch vụ làm sổ sách kế toán. Qua đó có sự tính toán phù hợp với chi phí, mục đích thuê dịch vụ của doanh nghiệp.

Dịch vụ làm sổ sách kế toán tại công ty An Phú

Công Ty TNHH Xây Dựng Kế Toán An Phú được thành lập từ năm 2018 với mục đích đưa ra giải pháp kế toán thông minh hơn cho các doanh nghiệp. Công ty kế toán An Phú luôn cố gắng mang đến các dịch vụ, giải pháp tối ưu về mặt kế toán và pháp lý cho các doanh nghiệp. Cùng với chi phí phù hợp nhất, kế toán An Phú cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đội ngũ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm. 

Hiện tại, Công ty kế toán An Phú vẫn đang ngày càng phát triển, mở rộng quy mô với nhiều chi nhánh trên toàn quốc. Trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, công ty nhỏ, vừa và lớn. Kế toán An Phú hoạt động với phương châm đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu. Đảm bảo mang đến sự hài lòng và tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.