Khoản phải thu là gì? Khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn

Trong lĩnh vực tài chính và kế toán, thuật ngữ “khoản phải thu” là một khái niệm quan trọng đối với các doanh nghiệp. Nhưng khoản phải thu là gì? Và điều gì tạo nên sự khác biệt giữa khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn? 

Trước khi bạn quyết định phương pháp quản lý tài chính hiệu quả dành cho doanh nghiệp, hãy cùng Kế Toán An Phú tìm hiểu sâu chi tiết hơn về khoản phải thu ngay dưới đây! 

Tìm hiểu khoản phải thu là gì?

Khoản phải thu là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp, phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền nhận từ các đối tượng khác, bao gồm khách hàng, đối tác hoặc các bên nợ khác. Đây là một loại tài sản lưu động, đặc biệt quan trọng đối với khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 

Khi khách hàng hoặc bên thứ ba mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ từ doanh nghiệp, một khoản phải thu được tạo ra, và doanh nghiệp có quyền yêu cầu thanh toán trong tương lai theo các điều khoản hợp đồng hoặc thỏa thuận.

Hạch toán và quản lý khoản phải thu cần phải được thực hiện một cách chi tiết, cụ thể và chính xác để đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng thu được số tiền đó một cách hiệu quả. 

Nợ phải thu thể hiện số tiền cần thu và tình trạng thanh toán của các khoản nợ, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chặt chẽ việc thanh toán của khách hàng và đối tác trong quá trình kinh doanh.

Khoản phải thu của doanh nghiệp gồm những gì?

Khoản phải thu khách hàng

1. Định nghĩa: Khoản phải thu khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán.
2. Tài khoản hạch toán: Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 131 để ghi nhận khoản phải thu từ khách hàng về các giao dịch mua bán. Tài khoản này phản ánh số nợ phải thu và quá trình thu tiền từ khách hàng.
3. Nguyên tắc hạch toán:
   • Hạch toán chi tiết, cụ thể cho từng đối tượng phải thu và từng nội dung phải thu.
   • Theo dõi chi tiết các khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn.
   • Không phản ánh vào tài khoản này các giao dịch kinh doanh thu bằng tiền mặt, séc hoặc thu qua ngân hàng.
   • Phân loại các khoản nợ theo đúng hạn, khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi và lập dự phòng phù hợp.
   • Trong trường hợp không đáp ứng đúng hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét các yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng hóa theo quy định.
4. Ví dụ:

Công ty A bán 100 loa cho B, đơn giá 500.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền sẽ ghi:

• Nợ tài khoản 131 (B): 55.000.000 đồng
• Có tài khoản 5111: 50.000.000 đồng (100 chiếc x 500.000 đồng/chiếc)
• Có tài khoản 33311: 5.000.000 đồng (50.000.000 đồng x 10%)

Khoản phải thu nội bộ

1. Định nghĩa: Khoản phải thu nội bộ là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với cấp trên, đơn vị trực thuộc hoặc phụ thuộc mà doanh nghiệp đã chi hộ, thu hộ hoặc trả hộ và có nghĩa vụ nộp lên cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới.
2. Tài khoản hạch toán: Để phản ánh khoản phải thu nội bộ, chúng ta sử dụng tài khoản 136. Tài khoản 136 bao gồm hai tài khoản cấp 2 như sau:
   • Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Tài khoản phản ánh vốn của đơn vị cấp trên cấp cho đơn vị trực thuộc.
   • Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ: Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vị nội bộ.
3. Nguyên tắc hạch toán:

Đối với doanh nghiệp cấp trên:

• Ghi nhận vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao cho cấp dưới.
• Ghi nhận các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định.
• Ghi nhận các khoản thu hộ từ cấp dưới.
• Ghi nhận các khoản đã thanh toán hộ cho cấp dưới hoặc các khoản thu vãng lai khác.

Đối với doanh nghiệp cấp dưới:

• Ghi nhận các khoản được cấp trên giao nhưng chưa nhận được.
• Ghi nhận các khoản cho vay vốn kinh doanh.
• Ghi nhận các khoản đã thanh toán hộ cho cấp trên và các đơn vị nội bộ khác.

Lưu ý: Tài khoản 136 cần được hạch toán chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi từng khoản phải thu nội bộ một cách riêng biệt. Cuối kỳ kế toán cần đối chiếu các tài khoản 136, 336 và nếu có chênh lệch cần tìm ra nguyên nhân, đưa ra hướng xử lý và điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ: Công ty mẹ thanh toán hộ cho nhà cung cấp A 110.000.000 đồng qua ngân hàng thay cho công ty con.

Kế toán ghi nhận:

• Chi hộ:

• Nợ TK 1368: 110.000.000 đồng;
• Có TK 112: 110.000.000 đồng.

• Khi thu tiền của công ty con:

• Nợ TK 112 : 110.000.000 đồng;
• Có TK 1368: 110.000.000 đồng.

Khoản phải thu khác

1. Khái niệm: Khoản phải thu khác là các khoản phải thu ngoài phạm vi của khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ.
2. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh khoản phải thu khác, chúng ta sử dụng tài khoản 138.
3. Nguyên tắc hạch toán: Tài khoản 138 phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu khác và tình hình thanh toán của chúng. Cụ thể, các nguyên tắc hạch toán bao gồm:
   • Phát hiện và xử lý tài sản thiếu mà chưa xác định nguyên nhân.
   • Các khoản phải thu liên quan đến bồi thường vật chất, giá trị do cá nhân hoặc tập thể gây ra, có biên bản xử lý vi phạm và hướng giải quyết cụ thể.
   • Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận từ việc đầu tư tài chính.
   • Các khoản phải thu khác trừ các loại đã được đề cập.
4. Ví dụ:

Cuối tháng, kế toán kiểm quỹ phát hiện thiếu 10.000.000 đồng và ghi nhận trách nhiệm cho thủ quỹ, buộc thủ quỹ bồi thường bằng cách trừ vào lương.

Hạch toán:

• Thiếu quỹ:

• Nợ TK 138: 10.000.000 đồng;
• Có TK 1111: 10.000.000 đồng.

• Khi có biên bản xử lý bồi thường:

• Nợ TK 334: 10.000.000 đồng;
• Có TK 138: 10.000.000 đồng.

Phân biệt khoản phải thu ngắn và dài hạn

1. Giống nhau:

• Đều là các khoản phải thu của doanh nghiệp
• Đều là tài sản lưu động có tính thanh khoản tương đối cao

1. Khác nhau:

 

Chỉ tiêu	Phải thu ngắn hạn	Phải thu dài hạn
Khái niệm	Là khoản nợ thu hồi trong khoảng không quá 12 tháng hoặc 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường.	Là khoản nợ thu hồi có kỳ hạn trên 12 tháng hoặc hơn 1 chu kỳ kinh doanh thông thường.
Các khoản	Phải thu khách hàng;	Phải thu khách hàng;
	Trả trước cho người bán;	Các khoản trả trước cho người bán dài hạn;
	Phải thu nội bộ ngắn hạn;	Phải thu nội bộ dài hạn;
	Phải thu cho vay ngắn hạn.	Phải thu cho vay dài hạn.

 

Dù là ngắn hạn hay dài hạn, khoản phải thu là những khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu được từ các giao dịch mua bán hoặc các dịch vụ đã cung cấp. Phân biệt rõ ràng giữa khoản phải thu ngắn hạn và dài hạn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và dự trù nguồn lực cũng như khả năng thanh toán trong tương lai.