Nội dung chính
Trong thời đại số hóa ngày càng phát triển, hóa đơn điện tử đã trở thành một công cụ quan trọng trong lĩnh vực kế toán. Với sự tiện lợi và tính bảo mật cao, hoá đơn điện tử đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho hoạt động của mình. Vậy hoá đơn điện tử dùng để làm gì? Cùng Kế Toán An Phú tìm hiểu kĩ hơn qua các thông tin dưới đây.
Hoá đơn điện tử dùng để làm gì?
Hoá đơn điện tử là một hình thức điện tử của hoá đơn truyền thống. Thay vì in ấn và gửi qua đường bưu điện, hoá đơn điện tử được tạo ra, truyền tải và lưu trữ bằng cách sử dụng công nghệ và phần mềm điện tử. Nó chứa các thông tin kinh doanh cần thiết và có tính bảo mật cao.
Hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng cường hiệu quả trong quy trình kế toán. Ngoài ra, nó còn đóng góp vào việc bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy tờ và rác thải. Ngày nay hoá đơn điện tử đã dần thay thế hoá đơn giấy truyền thống trong nhiều doanh nghiệp, công ty. Với thông tin này các bạn đã có thể hiểu hơn về hoá đơn điện tử dùng để làm gì. Qua đó có thể chuyển đổi, sử dụng hoá đơn điện tử một cách hiệu quả hơn.
Điều kiện để công nhận hoá đơn điện tử
Để khởi tạo và sử dụng hoá đơn điện tử, có một số điều kiện cần và đủ cần được đáp ứng.
- Đăng ký và cấp phép: Doanh nghiệp cần đăng ký và nhận được phép sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan chức năng hoặc tổ chức có thẩm quyền.
- Hệ thống phần mềm hoá đơn điện tử: Doanh nghiệp cần có một hệ thống phần mềm hoá đơn điện tử phù hợp để tạo ra, quản lý và xử lý hoá đơn điện tử. Hệ thống này phải tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
- Chữ ký điện tử và mã xác thực: Hóa đơn điện tử cần được ký điện tử hoặc có mã xác thực tương đương để đảm bảo tính toàn vẹn và chống giả mạo. Doanh nghiệp cần sử dụng công nghệ chữ ký điện tử phù hợp và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật.
- Bảo mật thông tin: Hoá đơn điện tử phải được bảo mật thông tin quan trọng như thông tin doanh nghiệp, khách hàng và chi tiết giao dịch. Các biện pháp bảo mật bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và các biện pháp bảo vệ khác.
- Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc phát hành, truyền tải và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Chấp nhận của các bên liên quan: Hoá đơn điện tử cần được chấp nhận và công nhận bởi các bên liên quan như khách hàng, cơ quan thuế và các tổ chức quản lý kế toán.
Doanh nghiệp cần tham khảo và tuân thủ quy định pháp luật địa phương để đảm bảo việc sử dụng hoá đơn điện tử được thực hiện đúng quy trình và hợp lệ.
Điều kiện cần để phát hành hoá đơn điện tử
Trước khi đăng ký phát hành hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo thỏa những điều kiện sau:
- Đảm bảo có chữ ký số còn hiệu lực.
- Có thiết bị truy cập internet và đường truyền internet đủ để thực hiện các hoạt động liên quan đến hoá đơn điện tử.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ hoá đơn điện tử trong 10 năm hoặc lựa chọn nhà cung cấp hoá đơn điện tử được cấp phép.
- Có phần mềm bán hàng kết nối và tự động chuyển dữ liệu hoá đơn vào phần mềm kế toán. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, yêu cầu này không bắt buộc.
Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử
Để phát hành hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đăng ký theo những thủ tục sau.
Đăng ký dùng hóa đơn điện tử
- Lập tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.
- Truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó chọn “Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử” và điền các thông tin theo yêu cầu.
Tổng cục Thuế phản hồi tiếp nhận đăng ký
- Ngay sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký hoá đơn điện tử phía Tổng cục Thuế sẽ gửi phản hồi để xác nhận đã nhận được đăng ký của doanh nghiệp.
- Thông báo này chỉ xác nhận việc nộp tờ đăng ký thành công, không phải là sự chấp thuận sử dụng hoá đơn điện tử.
Thông báo kết quả từ Tổng cục Thuế
- Trong thời gian 1 ngày làm việc từ thời điểm doanh nghiệp nộp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo kết quả: chấp nhận hoặc từ chối.
- Trong trường hợp từ chối, doanh nghiệp cần bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại từ Bước 2.
- Nếu được chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp tiến hành bước tiếp theo.
Phát hành hoá đơn điện tử
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hoá đơn điện tử thông qua phần mềm hoặc hệ thống quản lý hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.
Hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Khi đã nắm rõ hoá đơn điện tử dùng để làm gì, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách chuyển hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Nguyên tắc và điều kiện
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi chỉ thực hiện một lần duy nhất trong quá trình lưu thông để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải tuân thủ các yêu cầu quy định và được ký bởi người đại diện hợp pháp.
Điều kiện để chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm:
- Hóa đơn điện tử gốc phải được phản ánh toàn vẹn nội dung.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận rằng nó đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Giá trị pháp lý
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc. Cần có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi. Quan trọng nhất là tuân thủ quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng của hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm: dòng chữ phân biệt giữa hai loại hóa đơn đó là tờ hoá đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); Họ Tên đầy đủ, chữ ký của người chuyển đổi; thời gian tiến hành chuyển đổi.
Vừa rồi là thông tin giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử dùng để làm gì và cách phát hành hoá đơn điện tử. Trong một số trường hợp đặc thù, các bạn có thể chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy dựa trên hướng dẫn trong bài. Đừng quên liên hệ Kế Toán An Phú để được giải đáp chi tiết hơn về các loại hoá đơn nhé.
