Nội dung chính
Trong lĩnh vực kế toán, quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là một khía cạnh quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức. Việc duy trì và bảo quản chứng từ kế toán đúng cách không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính mà còn đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý và kiểm toán. Vì vậy, đối với các chủ thể kinh tế, nắm vững quy định và thời hạn lưu trữ chứng từ là điều cần thiết. Quy định, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mới cập nhật bởi Kế toán An Phú xem tại đây.
Chứng từ kế toán nào được lưu trữ theo quy định?
Theo quy định, các chứng từ kế toán cần được lưu trữ để đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin tài chính. Dưới đây là một số chứng từ kế toán phổ biến mà thường được quy định để lưu trữ:
Hóa đơn và biên lai: Bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, biên lai thu tiền, biên lai chi tiền và các chứng từ liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Phiếu thu và phiếu chi: Các chứng từ này ghi lại các giao dịch thu tiền hoặc chi tiền như phiếu thu tiền mặt, phiếu thu ngân hàng, phiếu chi tiền mặt, phiếu chi ngân hàng.
Sổ sách kế toán: Bao gồm sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết công nợ khách hàng, sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp và các sổ sách khác liên quan đến việc ghi chép và phân loại các giao dịch kế toán.
Báo cáo tài chính: Bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài sản, báo cáo nợ, báo cáo công nợ và các báo cáo tài chính khác.
Báo cáo thuế: Bao gồm báo cáo thuế GTGT, báo cáo thuế TNDN, báo cáo thuế TNCN và các báo cáo thuế khác liên quan đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Hợp đồng và các văn bản pháp lý: Bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng vay mượn và các văn bản pháp lý khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán trong khoảng bao lâu?
Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán 5 năm
Ở Việt Nam, theo quy định của Luật Kế toán năm 2015, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là 5 năm. Điều này áp dụng cho các chứng từ kế toán như hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, sổ sách kế toán chi tiết và các báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ trong ít nhất 5 năm tính từ cuối năm tài chính liên quan đến chứng từ đó.
Lưu trữ chứng từ trong kế toán tối thiểu 10 năm
Ngoài quy định lưu trữ 5 năm, một số chứng từ kế toán quan trọng hơn có thể yêu cầu lưu trữ tối thiểu 10 năm. Điều này áp dụng cho các chứng từ như báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản và sổ chi tiết công nợ. Thời hạn lưu trữ 10 năm được áp dụng để đảm bảo khả năng kiểm tra, kiểm toán và xác minh thông tin tài chính quan trọng trong một khoảng thời gian dài hơn.
Quy định lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn
Hiện tại, không có quy định cụ thể tại Việt Nam yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý, hoặc trong trường hợp tranh chấp pháp lý hoặc kiểm toán, có thể yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán trong thời gian không giới hạn.
Quy định cách lưu chứng từ kế toán
Lưu trữ trên giấy
Các chứng từ kế toán có thể được in và lưu trữ trên giấy. Doanh nghiệp cần sắp xếp, đánh số, và lưu trữ chúng theo thứ tự trong các tệp hoặc hồ sơ. Cần đảm bảo rằng chứng từ được bảo quản trong môi trường khô ráo, tránh ẩm mốc và nguy cơ hỏa hoạn. Ngoài ra, cần đảm bảo rằng chứng từ không bị phai mờ hoặc hủy hoại trong quá trình lưu trữ.
Lưu trữ điện tử
Các chứng từ kế toán có thể được quét hoặc chụp ảnh để tạo thành các tập tin điện tử. Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ điện tử trên máy tính, máy chủ hoặc hệ thống lưu trữ đám mây. Cần đảm bảo rằng các tập tin điện tử được sao lưu và bảo vệ an toàn để tránh mất dữ liệu.
Lưu trữ bằng phương pháp kết hợp
Một số doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kết hợp, tức là lưu trữ chứng từ kế toán cả trên giấy và điện tử. Điều này giúp đảm bảo có bản gốc vật lý và cũng tiện lợi cho việc truy cập và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
Tóm lại, theo quy định của Việt Nam, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là 5 năm, tuy nhiên, một số chứng từ quan trọng có thể yêu cầu lưu trữ tối thiểu 10 năm. Các quy định quy trình lưu trữ chứng từ kế toán bao gồm lưu trữ trên giấy, lưu trữ điện tử và phương pháp kết hợp. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và dễ dàng truy cập vào chứng từ kế toán khi cần thiết.
