Sử dụng chữ ký số như thế nào? Hướng dẫn cho người mới

Trong thời đại số hóa như hiện nay, chữ ký số đã trở thành một công cụ quan trọng giúp xác thực và bảo mật thông tin trong các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chữ ký số từ bước cài đặt cho đến quản lý, giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Sử dụng chữ ký số như thế nào?

Cách cài đặt chữ ký số

Chuẩn bị chữ ký số

• Chọn nhà cung cấp chữ ký số: đầu tiên, bạn cần tìm hiểu và so sánh các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín trên thị trường. Một số nhà cung cấp phổ biến tại Việt Nam như VNPT, Viettel, và FPT. Khi đã chọn được nhà cung cấp, bạn cần đăng ký dịch vụ chữ ký số với họ. Thông thường, bạn sẽ cần cung cấp một số thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp để hoàn tất việc đăng ký.
• Mua thiết bị chữ ký số (Token): thiết bị chữ ký số là thiết bị lưu trữ chữ của bạn dưới dạng số hóa. Bạn có thể mua thiết bị này từ nhà mạng đã đăng ký dịch vụ.

Các loại chữ ký số

Cài đặt phần mềm quản lý chữ ký số trên máy tính

• Tải phần mềm quản lý chữ ký số: sau khi mua thiết bị chữ ký số, bạn sẽ được hướng dẫn tải phần mềm quản lý chữ ký số từ trang web của nhà cung cấp.
• Cài đặt phần mềm: đầu tiên, bạn hãy tải phần mềm về máy tính. Tiếp theo, tìm tệp đã tải về và mở nó, thực hiện các bước cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình. Quá trình này bao gồm chọn ngôn ngữ, chấp nhận những điều khoản sử dụng và chọn thư mục lưu phần mềm.

Kích hoạt chữ ký số và đổi mã PIN

• Kết nối thiết bị chữ ký số: cắm thiết bị chữ ký số vào cổng USB của máy tính, đảm bảo kết nối ổn định giữa thiết bị và máy tính.
• Kích hoạt thiết bị: khởi động phần mềm đã cài đặt, nhập mã PIN ban đầu và xác nhận thông tin cá nhân để hoàn tất quá trình kích hoạt.
• Đổi mã PIN: tìm tùy chọn để thay đổi mã PIN, chắc rằng mã PIN mới là mã bảo mật và dễ nhớ đối với bạn nhưng khó đoán đối với người khác.

Sử dụng chữ ký số:

• • Chuẩn bị tài liệu cần ký: mở tài liệu trên máy tính, chọn tài liệu cần ký số.
  • Kết nối thiết bị chữ ký số: cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính và đảm bảo thiết bị đã được kết nối đúng cách.
  • Ký tài liệu: mở phần mềm quản lý chữ ký số, khởi động phần mềm và chọn chức năng ký số. Sau đó, chọn tài liệu cần ký trên máy tính và nhập mã PIN để hoàn tất quá trình ký số.
  • Xác nhận ký thành công: kiểm tra lại tài liệu đã ký bằng cách mở tài liệu và kiểm tra để đảm bảo chữ ký số đã được thêm vào thành công.

Sử dụng chữ ký số như thế nào để an toàn ? Cách bảo mật & lưu ý

• Kiểm tra tính tương thích: đảm bảo phần mềm chữ ký số tương thích với hệ điều hành của máy tính (Windows, macOS, Linux, v.v.).
• Sao lưu thông tin quan trọng: lưu trữ mã PIN và mã PUK trong nơi an toàn để tránh mất quyền truy cập vào chữ ký số.
• Cập nhật phần mềm: thường xuyên kiểm tra và cập nhật phần mềm chữ ký số nhằm đảm phần mềm được an toàn và đạt hiệu suất tốt nhất.
• Bảo mật thiết bị chữ ký số: luôn lưu trữ thiết bị chữ ký số tại nơi an toàn, tránh tiếp xúc với người không có quyền truy cập.
• Định kỳ thay đổi mã PIN: thay đổi mã PIN định kỳ giúp tăng cường độ bảo mật cho chữ ký số.
• Kiểm tra và gia hạn chữ ký số: thường xuyên kiểm tra thời hạn hiệu lực của chữ ký số và gia hạn khi cần thiết nhằm tránh gián đoạn trong các giao dịch.

Hướng dẫn ký chữ ký số khi giao dịch

Khi đã cài đặt và kích hoạt chữ ký số, bạn đã có thể sử dụng để ký các tài liệu điện tử trong các giao dịch. Sau đây là các bước cơ bản để ký chữ ký số:

• Mở tài liệu cần ký: sử dụng phần mềm đọc tài liệu (như Adobe Acrobat) để mở tài liệu cần ký.
• Chọn tùy chọn ký chữ ký số: trong phần mềm đọc tài liệu, tìm và chọn tùy chọn ký chữ ký số, thường tùy chọn này sẽ nằm trong mục “Công cụ” hoặc “Chữ ký”.
• Chọn thiết bị chữ ký số: kết nối thiết bị chữ ký số vào máy tính sau đó chọn thiết bị chữ ký số của bạn trong phần mềm. Phần mềm sẽ tự động nhận diện thiết bị nếu đã được bạn cài đặt đúng cách.
• Nhập mã PIN: nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực danh tính và mã PIN này được cung cấp khi bạn kích hoạt thiết bị chữ ký số.
• Ký tài liệu: sau khi nhập mã PIN, phần mềm sẽ cho phép bạn chọn vị trí để đặt chữ ký số trên tài liệu. Đặt chữ ký số vào vị trí mong muốn sau đó hoàn tất quá trình ký tài liệu..
• Lưu và chia sẻ tài liệu: lưu tài liệu đã được ký bằng chữ ký số và có thể chia sẻ tài liệu qua email hoặc một số phương tiện khác như bình thường.

Lưu ý để quản lý chữ ký số hiệu quả

Để quản lý chữ ký số hiệu quả, an toàn cần lưu ý một vài điểm sau:

Bảo mật thiết bị chữ ký số

Đảm bảo thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc Smartcard) luôn được lưu trữ  nơi an toàn và không bị mất cắp. Tránh để thiết bị ở những nơi dễ bị truy cập và tránh để thiết bị tiếp xúc với nhiệt độ cao, độ ẩm, hoặc những môi trường có thể gây hỏng hóc.

Định kỳ thay đổi mã PIN

Để tăng cường bảo mật nên định kỳ thay đổi mã PIN cho thiết bị chữ ký số. Điều này giúp ngăn ngừa việc mã PIN bị lộ hoặc bị tấn công. Khi đặt mã PIN mới nên chọn một mã PIN mạnh bao gồm cả chữ cái, số và ký tự đặc biệt để tăng độ bảo mật.

Kiểm tra và gia hạn chữ ký số

Chữ ký số có thời hạn hiệu lực nhất định do đó cần theo dõi và kiểm tra thường xuyên thời hạn này để tránh việc gián đoạn khi sử dụng. Khi chữ ký số sắp hết hạn, tiến hành gia hạn kịp thời để đảm bảo giao dịch điện tử diễn ra thuận lợi.

Cập nhật phần mềm và thiết bị

Cập nhật phần mềm thường xuyên: Luôn bảo đảm rằng phần mềm chữ ký số được cập nhật phiên bản mới nhất. Các bản cập nhật này sẽ đính kèm phiên bản đã cải tiến bảo mật và hiệu suất. Đôi khi, thiết bị chữ ký số cũng cần được cập nhật firmware để thiết bị hoạt động ổn định và an toàn.

Sao lưu thông tin quan trọng

Lưu trữ mã PIN và mã PUK (mã khóa cá nhân gồm 8 chữ số được cung cấp bởi nhà mạng) ở nơi an toàn, không dễ bị truy cập là vô cùng quan trọng để khôi phục quyền truy cập vào chữ ký số trong trường hợp quên mã PIN. Nếu bạn có những dữ liệu hoặc hồ sơ quan trọng, hãy thực hiện sao lưu thường xuyên để tránh việc mất dữ liệu.

Đào tạo và nâng cao nhận thức

Nếu dùng chữ ký số trong tổ chức, cơ quan cần đảm bảo rằng những nhân viên chủ chốt đều được đào tạo về cách sử dụng và bảo mật chữ ký số. Thường xuyên thông báo thông tin về những mối đe dọa bảo mật mới nhất cũng như biện pháp phòng ngừa để bảo vệ chữ ký số đến toàn thể nhân viên.

Chữ ký số là công cụ mạnh mẽ giúp bạn thực hiện những giao dịch điện tử một cách an toàn và bảo mật. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm rõ cách sử dụng chữ ký số từ cách cài đặt đến quản lý, để tự tin hơn khi tham gia vào môi trường kinh doanh số hóa. Hãy luôn nhớ bảo mật thiết bị và thông tin cá nhân để tận dụng tối đa lợi ích của chữ ký số nhé !