Nội dung chính
Quản lý tài chính luôn là một phần rất quan trọng trong vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Một hệ thống tài chính hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động, tạo ra cơ hội phát triển bền vững. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mắc phải những sai lầm nghiêm trọng trong việc quản lý tài chính của mình. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính và cách khắc phục tốt nhất.
Quản lý (quản trị) tài chính doanh nghiệp là gì?
Để nhận diện được các sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính thì đầu tiên cần hiểu quản lý tài chính là gì. Quản lý tài chính hay còn được gọi là quản trị tài chính, đây là quá trình thực hiện lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát hoạt động tài chính.
Mục đích của quản lý tài chính là đạt được những mục tiêu tài chính cụ thể. Điều này bao gồm việc quản lý dòng tiền, đầu tư, thu nhập, chi phí,… Từ đó đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để hoạt động và phát triển. Quản lý tài chính không chỉ đơn thuần là việc theo dõi số liệu mà còn là một nghệ thuật trong việc đưa ra quyết định tài chính thông minh.
Vì sao doanh nghiệp cần quản lý tài chính?
Quản lý tài chính có vai trò rất quan trọng cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa thì càng phải có kế hoạch quản lý tài chính chặt chẽ.
Khi có kế hoạch quản lý tài chính, doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu dưới đây:
- Duy trì hoạt động ổn định: Khi có kế hoạch quản lý tài chính tốt, doanh nghiệp có thể dự đoán và kiểm soát các khoản chi. Từ đó giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt tài chính trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa lợi nhuận: Quản lý tài chính hiệu quả giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách tối ưu. Các quyết định về đầu tư và chi phí được đưa ra dựa trên các phân tích tài chính chính xác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận.
- Giảm thiểu rủi ro: Một kế hoạch tài chính rõ ràng cho phép doanh nghiệp nhận diện và quản lý các rủi ro tài chính tiềm ẩn. Khi có kế hoạch quản lý tài chính cụ thể, doanh nghiệp có thể đánh giá các kịch bản khác nhau trong tương lai. Từ đó sẽ chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống bất ngờ có thể gây ảnh hưởng đến tài chính.
- Đưa ra quyết định đúng đắn: Quản lý tài chính cung cấp thông tin kịp thời và chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đầu tư và phát triển đúng đắn. Khi doanh nghiệp có đầy đủ dữ liệu tài chính, họ có thể phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp với mục tiêu phát triển.
Việc quản lý tài chính sẽ là nền tảng để doanh nghiệp vận hành thuận lợi hơn. Đảm bảo được nguồn chi phí, lợi nhuận và giúp doanh nghiệp có thể tồn tại được trên thị trường.
04 Nguyên tắc khi quản lý tài chính doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm riêng trong quá trình vận hành, vậy nên trong quản lý tài chính cũng vậy. Tuy nhiên, tất cả các doanh nghiệp đều phải tuân thủ theo 4 nguyên tắc dưới đây khi quản lý tài chính.
Nguyên tắc 1 – Luôn có kế hoạch
Một kế hoạch tài chính chi tiết là yếu tố cốt lõi để điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Kế hoạch này nên bao gồm dự báo doanh thu, chi phí và các khoản đầu tư cần thiết. Việc lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán được các vấn đề tài chính có thể xảy ra. Thông qua đó đưa ra giải pháp khắc phục, các cách phòng tránh rủi ro tài chính hiệu quả nhất.
Nguyên tắc 2 – Giám sát chặt chẽ dòng tiền nội bộ
Những sai lầm khi doanh nghiệp quản lý tài chính có thể đến từ việc không giám sát dòng tiền nội bộ. Dòng tiền được xem là mạch máu trong hoạt động của doanh nghiệp. Vậy nên việc theo dõi và kiểm soát dòng tiền nội bộ giúp doanh nghiệp nhận diện sớm các vấn đề về tài chính. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật và phân tích báo cáo dòng tiền để đảm bảo rằng các hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ.
Nguyên tắc 3 – Giám sát dòng tiền đầu tư
Dòng tiền đầu tư là một phần thiết yếu trong phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi khoản đầu tư đều mang lại lợi nhuận. Do đó, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ dòng tiền đầu tư. Các hoạt động đánh giá từng khoản đầu tư sẽ đảm bảo rằng nguồn lực tài chính được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Nguyên tắc 4 – Đánh giá rủi ro với các khoản chi đầu tư
Mỗi khoản đầu tư đều tiềm ẩn một số rủi ro nhất định. Doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro một cách kỹ lưỡng để đưa ra quyết định đầu tư thông minh hơn. Cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện các khoản chi lớn, từ đó giảm thiểu khả năng thất thoát tài chính. Đây cũng là nguyên tắc quan trọng giúp hạn chế những sai lầm khi doanh nghiệp quản lý tài chính.
10 Sai lầm mà doanh nghiệp vừa và nhỏ thường mắc khi quản lý tài chính
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sẽ gặp nhiều vấn đề, sai lầm trong quản lý tài chính. Nếu các bạn muốn doanh nghiệp vận hành ổn định thì phải nhận diện sớm các rủi ro, các sai lầm để khắc phục kịp thời. Dưới đây sẽ là những lỗi sai khi doanh nghiệp quản lý tài chính mà các bạn nên nhận diện càng sớm càng tốt.
Lơ là kiểm soát dòng tiền
Không kiểm soát dòng tiền chặt chẽ là sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính trong thời gian đầu mới thành lập. Nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào doanh thu và lợi nhuận mà không chú ý đến dòng tiền thực tế. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt tài chính đột ngột, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chi trả các khoản chi phí hàng tháng.
Các doanh nghiệp nên chú trọng theo dõi và quản lý dòng tiền, đặc biệt là trong giai đoạn mới thành lập. Việc kiểm soát dòng tiền sẽ đảm bảo được khả năng chi trả các khoản chi phí hàng tháng.
Có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ quản lý tài chính như phần mềm kế toán. Các công cụ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dòng tiền một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc lập dự báo dòng tiền cũng có vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.
Sát nhập tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sẽ sát nhập tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp. Đây là sai lầm doanh nghiệp gặp phải khi quản lý tài chính có thể dẫn đến rủi ro phá sản. Khi sát nhập tiền cá nhân sẽ khiến doanh nghiệp gặp khá nhiều khó khăn khi phải làm báo cáo tài chính. Ngoài ra gây cản trở trong việc kiểm soát dòng tiền và dẫn đến thâm hụt tài chính khi dòng tiền cá nhân gặp vấn đề.
Doanh nghiệp nên thiết lập tài khoản ngân hàng riêng cho các giao dịch. Việc tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp sẽ giúp cải thiện khả năng kiểm soát tài chính và tạo sự rõ ràng trong các báo cáo tài chính. Hơn nữa, điều này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính, từ đó tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
Định giá thiếu trực quan
Việc định giá sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm việc không thu được lợi nhuận mong muốn. Nhiều doanh nghiệp không thực hiện nghiên cứu thị trường đầy đủ, dẫn đến việc định giá sản phẩm không phản ánh đúng giá trị mà nó mang lại cho khách hàng.
Doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng để xác định giá trị thực của sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc phân tích cạnh tranh và lắng nghe phản hồi từ khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh giá cả một cách hợp lý. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên xem xét các yếu tố chi phí và lợi nhuận để đảm bảo rằng giá sản phẩm phản ánh đúng giá trị mà nó cung cấp.
Mất cân đối trong khoản thu
Một trong những sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính là mất cân đối trong khoản thu. Khi không có một chiến lược thu hồi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì dòng tiền. Việc để mất cân đối trong khoản thu có thể dẫn đến tình trạng thiếu vốn lưu động. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chi trả cho các khoản chi phí hàng ngày.
Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình thu hồi nợ rõ ràng và nhất quán. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý công nợ có thể giúp theo dõi và ghi nhận các khoản thu một cách hiệu quả hơn.
Phụ thuộc quá nhiều vào công nợ
Công nợ có thể là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động. Tuy nhiên việc phụ thuộc quá nhiều vào nó có thể tạo ra rủi ro tài chính lớn. Khi doanh nghiệp quá phụ thuộc vào công nợ, họ có thể gặp phải tình trạng mất khả năng thanh toán nếu khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn.
Doanh nghiệp cần có một chiến lược quản lý công nợ hợp lý. Trong đó bao gồm việc phân tích các khoản công nợ một cách định kỳ, xác định các khoản nợ xấu và tìm cách giảm thiểu rủi ro. Hơn nữa, việc đa dạng hóa nguồn thu nhập cũng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính.
Không lập báo cáo tài chính
Việc không lập báo cáo tài chính định kỳ sẽ khiến doanh nghiệp không nắm bắt được tình hình tài chính thực tế. Báo cáo tài chính không chỉ là công cụ kiểm soát mà còn là nguồn thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược.
Doanh nghiệp nên thiết lập một lịch trình lập báo cáo tài chính định kỳ, ít nhất là hàng quý hoặc hàng năm. Báo cáo cần cung cấp đủ các chỉ số tài chính quan trọng như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền. Việc phân tích báo cáo tài chính sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
Không thiết lập quỹ khẩn cấp
Quỹ khẩn cấp là một phần quan trọng trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp có nguồn lực để đối phó với những tình huống bất ngờ. Việc không có quỹ khẩn cấp có thể dẫn đến khó khăn tài chính nghiêm trọng. Đặc biệt là trong những lúc khó khăn như khủng hoảng kinh tế hoặc yếu tố xấu từ môi trường.
Mỗi doanh nghiệp cần tạo dựng một quỹ khẩn cấp tương đương với 3-6 tháng chi phí hoạt động. Quỹ này nên được duy trì trong tài khoản ngân hàng hoặc các hình thức đầu tư dễ dàng rút ra khi cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó với các rủi ro mà còn tạo ra sự an tâm cho ban lãnh đạo và nhân viên.
Không có sự hỗ trợ từ chuyên gia tài chính
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tự quản lý tài chính mà không có sự hỗ trợ từ các chuyên gia. Đây là sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Các bạn có thể gặp rủi ro trong suốt quá trình định giá sản phẩm đến lập kế hoạch tài chính.
Vậy nên các doanh nghiệp nên xem xét việc thuê chuyên gia tài chính hoặc tư vấn tài chính để được hỗ trợ. Các chuyên gia này có thể giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính, quản lý rủi ro và cải thiện hiệu quả hoạt động. Nếu ngân sách hạn chế, doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm các dịch vụ tư vấn tài chính từ các tổ chức hoặc công ty chuyên nghiệp.
Vậy doanh nghiệp nên quản lý tài chính như thế nào?
Khi đã nhận diện các sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính thì chúng ta sẽ cùng tìm kiếm hướng xử lý. Doanh nghiệp nên có kế hoạch quản lý tài chính cụ thể và phù hợp để đảm bảo quá trình hoạt động luôn thuận lợi. Khi lập kế hoạch quản lý tài chính, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách thức hỗ trợ dưới đây.
Dùng công cụ Excel, Google Sheet
Excel và Google Sheet là những công cụ phổ biến và dễ sử dụng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chúng cho phép người dùng theo dõi chi tiêu, lập kế hoạch tài chính. Ngoài ra còn hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu tài chính một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Người dùng có thể sử dụng công cụ để thiết lập các bảng tính tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Với các hàm tính toán tự động giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính hơn.
Dùng phần mềm quản lý tài chính
Các phần mềm quản lý tài chính như QuickBooks, Xero và Zoho Books cung cấp giải pháp toàn diện cho việc theo dõi dòng tiền. Ngoài ra còn hỗ trợ lập báo cáo tài chính tự động, quản lý công nợ hiệu quả.
Các phần mềm này thường tích hợp nhiều tính năng như lập hóa đơn, theo dõi chi phí và báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Với khả năng tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác trong quản lý tài chính.
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng chi phí sử dụng phần mềm có thể khá cao đối với doanh nghiệp nhỏ. Một số doanh nghiệp có vốn đầu tư ít thì nên cân nhắc khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý tài chính.
Dùng phần mềm CRM
Phần mềm CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng mà còn tích hợp các chức năng tài chính. CRM giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. Doanh nghiệp cũng có thể theo dõi doanh thu từ từng khách hàng cho các kỳ đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing.
Tuy nhiên quá trình triển khai phần mềm CRM có thể tốn kém và đòi hỏi thời gian để thiết lập. Đôi khi, việc tích hợp nhiều tính năng có thể khiến người dùng gặp khó khăn trong việc sử dụng.
Dùng dịch vụ thuê ngoài để quản lý tài chính
Nếu doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để quản lý tài chính nội bộ, việc thuê dịch vụ bên ngoài có thể là một giải pháp hiệu quả. Doanh nghiệp có thời gian nhiều hơn để tập trung vào hoạt động kinh doanh chính. Những việc như quản lý tài chính sẽ được đảm nhiệm bởi chuyên gia tài chính có nhiều kinh nghiệm. Đây là một cách cực kỳ hiệu quả để tránh sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính.
Tuy nhiên các doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị, dịch vụ thuê ngoài uy tín, có chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm. Nên lựa chọn dịch vụ chất lượng và phù hợp với ngân sách có thể bỏ ra cho công việc này.
Kết luận
Quản lý tài chính là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhận diện và khắc phục sai lầm doanh nghiệp gặp khi quản lý tài chính có thể tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Nếu các bạn đang xây dựng doanh nghiệp và lo lắng về vấn đề quản lý tài chính hãy liên hệ Kế Toán An Phú. Kế Toán An Phú cung cấp dịch vụ quản lý, tư vấn quản lý tài chính bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong thị trường. Cam kết với mức chi phí cực kỳ thấp, mọi vấn đề tài chính của doanh nghiệp đều được giải quyết nhanh chóng. Liên hệ đơn vị chúng tôi ngay để nhận tư vấn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhé.
