Nội dung chính
Bạn có biết từ ngày 1/6/2025, cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân phát sinh hóa đơn đều phải áp dụng quy định về hóa đơn điện tử năm 2025? Nghị định 70/2025/NĐ‑CP cùng Thông tư 32/2025/TT‑BTC “làm cách mạng” trong việc xử lý sai sót, mở rộng đối tượng và quyền ủy nhiệm. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ những điểm thay đổi cốt lõi, tránh vi phạm, tận dụng tối đa sự linh hoạt trong hành vi kê khai, xuất hóa đơn – Đảm bảo việc kinh doanh diễn ra hợp pháp và tinh gọn quy trình nhất!
Mở rộng phạm vi đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử.
Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức mở rộng phạm vi bắt buộc và tự nguyện áp dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
- Nhà cung cấp nước ngoài: Các tổ chức không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng kinh doanh qua nền tảng số hoặc thương mại điện tử (ví dụ: cung cấp phần mềm, dịch vụ trực tuyến…) nay được phép đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử. Đây là bước đi quan trọng nhằm tăng cường minh bạch trong hoạt động thương mại xuyên biên giới.
- Các hộ kinh doanh và cá nhân buôn bán có mức thu nhập từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên: Bị bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử phát hành qua thiết bị tính tiền, đặc biệt trong các lĩnh vực có tần suất giao dịch cao và liên tục như: chuỗi siêu thị, điểm bán lẻ, dịch vụ ăn uống, nhà hàng – quán ăn, cơ sở lưu trú, dịch vụ vận chuyển hành khách, và ngành nghề giải trí…
Mở rộng các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Ngoài 7 trường hợp đã được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP bổ sung thêm nhiều tình huống bắt buộc phải ngừng cấp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử, với thủ tục rõ ràng theo từng nhóm:
Ngừng tự động qua cổng thuế
- Tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn khi người nộp thuế bị mất hiệu lực mã số thuế hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
Ngừng qua thông báo của cơ quan thuế
- Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động hoặc chuyển phương pháp nộp thuế (ví dụ: từ kê khai sang khoán) theo thông báo.
- Thay đổi ngành nghề khiến không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền thì bị ra thông báo ngừng sử dụng.
Ngừng do vi phạm pháp luật
Người nộp thuế bị xác minh có liên quan đến hành vi:
- Lập hóa đơn “bán khống” hàng hóa, dịch vụ và bị khởi tố.
- Trốn thuế, vi phạm luật thuế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp, dựa trên kết luận từ thanh tra, kiểm tra hoặc văn bản đề nghị từ cơ quan chức năng.
Ngừng vì rủi ro cao
- Người nộp thuế bị xếp vào diện rủi ro rất cao hoặc cao về thuế theo tiêu chí của cơ quan thuế.
- Sau khi được yêu cầu giải trình hoặc bổ sung tài liệu, nếu không đáp ứng, sẽ bị buộc chuyển sang hóa đơn có mã xác nhận của cơ quan thuế hoặc bị ngừng sử dụng hẳn.
Không còn áp dụng quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót
Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, chính thức bãi bỏ toàn bộ quy định cho phép “hủy hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót” theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP. Thay vào đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ áp dụng phương pháp xử lý linh hoạt, phù hợp với từng mức độ sai sót như sau:
Sai tên hoặc địa chỉ người mua (đã đúng mã số thuế, các nội dung khác đúng)
- Không lập lại hóa đơn.
- Thông báo nội dung sai cho người mua.
- Gửi Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS‑HĐĐT) đến cơ quan thuế để đối chiếu dữ liệu trên hệ thống.
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc chi tiết hàng hóa
- Lựa chọn 1 trong 2 cách xử lý:
- Trường hợp cùng một khách hàng, cùng sai sót trên nhiều hóa đơn trong cùng tháng, chỉ cần dùng 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê mẫu 01/BK‑ĐCTT
Khi cơ quan thuế phát hiện lỗi trong nội dung hóa đơn
- Cơ quan thuế sẽ thông báo người bán qua mẫu quy định (01/TB‑RSĐT).
- Người bán cần kiểm tra, rà soát, sau đó thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, không được hủy
Mở rộng loại hóa đơn thương mại điện tử áp dụng
- Khái niệm rõ ràng hơn, có hiệu lực từ 01/06/2025:
Theo khoản 2a, Điều 8 Nghị định 123/2020 (bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ‑CP), hoá đơn thương mại điện tử là loại hoá đơn áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong giao dịch xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Điều kiện áp dụng là người xuất khẩu phải đáp ứng yêu cầu truyền dữ liệu điện tử trực tiếp tới cơ quan thuế.
- Nội dung và định dạng theo chuẩn quốc gia:
Hoá đơn thương mại điện tử phải đáp ứng đầy đủ nội dung theo Điều 10 và tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu (XML) theo Điều 12 của Nghị định 123/2020 (sửa đổi) – bao gồm ký hiệu, thông tin người bán/mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, chữ ký số và mã cơ quan thuế (nếu có mã.
- Ký hiệu mẫu số mới – dễ nhận biết:
Thông tư 32/2025/TT‑BTC bổ sung ký hiệu mẫu số hóa đơn loại 7, kết hợp ký tự thứ 4 là “X” để phân biệt hoá đơn thương mại điện tử. Ví dụ: “7K25XAB” hoặc “MV07X0000123” – ký hiệu cụ thể gồm mã cơ quan thuế, mẫu số, chữ X và số thứ tự hoá đơn.
- Thời gian xuất hóa đơn được điều chỉnh linh động:
-
- Với vận chuyển hàng hóa thông thường: lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Với xuất khẩu/gia công: thời điểm lập do người bán xác định nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau ngày thông quan.
Quy định ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/06/2025, Thông tư 32/2025/TT‑BTC chính thức cho phép các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân ủy nhiệm cho bên thứ ba (có thể là tổ chức, cá nhân khác) lập hóa đơn điện tử, với điều kiện bên nhận ủy nhiệm đáp ứng chuẩn mực pháp lý. Cụ thể:
Chủ thể tham gia ủy nhiệm
Bên nhận ủy nhiệm phải đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử (đã đăng ký, có phần mềm, v.v.) và không thuộc diện bị tạm dừng sử dụng theo Điều 16 Nghị định 123/2020 (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025).
Văn bản ủy nhiệm bắt buộc
Việc ủy nhiệm cần được lập dưới dạng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận, thể hiện đầy đủ các chi tiết như:
- Thông tin bên ủy nhiệm & bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số).
- Loại hóa đơn, ký hiệu, mẫu số, mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán – phải rõ ràng, chi tiết.
Thông báo với cơ quan thuế & công khai minh bạch
- Mô hình ủy nhiệm phải được đăng ký với cơ quan thuế trong biểu mẫu 01/ĐKTĐ‑HĐĐT khi khai báo sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đồng thời, cần niêm yết công khai thông tin về việc ủy nhiệm trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng. Khi kết thúc hoặc chấm dứt hợp đồng, phải gỡ bỏ niêm yết tương ứng.
Phân loại hóa đơn & chuyển dữ liệu
- Bên nhận ủy nhiệm có thể lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã (theo loại hóa đơn bên ủy nhiệm sử dụng); tuy nhiên, hóa đơn phải in đầy đủ thông tin về cả hai bên ủy nhiệm & nhận ủy nhiệm.
- Nếu là hóa đơn không có mã, bên ủy nhiệm phải đảm nhiệm việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế-có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn.
Nguyên tắc lập hóa đơn
- Bên nhận ủy nhiệm phải lập hóa đơn đúng với thực tế nghiệp vụ phát sinh, tuân thủ nội dung trong hợp đồng và phù hợp với phương pháp tính thuế (kê khai, khoán) của bên ủy nhiệm.
- Cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, hóa đơn và văn bản ủy nhiệm để phục vụ kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền .
Lời kết
Nếu bạn đang gặp khó khăn với các quy định về hóa đơn điện tử năm 2025 mới, Kế toán An Phú là đối tác đáng tin cậy, giúp bạn xử lý trọn gói từ tư vấn đến triển khai. Với đội ngũ chuyên nghiệp, kinh nghiệm nhiều năm, chúng tôi đảm bảo hỗ trợ hiệu quả cho cả hộ kinh doanh và doanh nghiệp.
Đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp, tư vấn pháp lý, hỗ trợ lập và xử lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định mới, đảm bảo an toàn và hợp pháp cho hoạt động kinh doanh. Hãy để Kế toán An Phú mang đến giải pháp kết cấu sổ sách, hóa đơn, thuế, giúp bạn tập trung phát triển doanh nghiệp.
