Nội dung chính
Mượn nhà làm trụ sở công ty – nghe có vẻ đơn giản, nhưng liệu có bị coi là sai phạm khi đăng ký kinh doanh? Đây là vấn đề nhiều người bỏ qua khi khởi nghiệp, dẫn đến rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc bị xử phạt sau khi thành lập. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật và cách thức hợp pháp để mượn nhà làm địa chỉ công ty.
Quy định về đăng ký trụ sở công ty
Địa chỉ công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, một trong những thông tin bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp là địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trụ sở chính được hiểu là địa điểm liên lạc, làm việc và quản lý điều hành chính của doanh nghiệp, đồng thời là căn cứ để xác định cơ quan thuế quản lý trực tiếp và các nghĩa vụ liên quan đến pháp luật của doanh nghiệp.
Cụ thể, địa chỉ trụ sở công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được ghi rõ ràng, chính xác theo thứ tự: số nhà, ngõ/ngách (nếu có), đường/phố, thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và thuận tiện trong việc xác minh, quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đặc biệt, địa chỉ đăng ký làm trụ sở công ty phải có chức năng sử dụng phù hợp theo quy định pháp luật về đất đai và xây dựng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt trụ sở tại nhà ở, thì ngôi nhà đó không được nằm trong khu vực bị cấm sử dụng cho mục đích kinh doanh, và phải đảm bảo đủ điều kiện pháp lý (có giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp).
Trụ sở chính công ty
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty là địa điểm giao dịch, làm việc và liên lạc chính thức của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng. Đây là thông tin bắt buộc phải kê khai khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và là một trong những căn cứ pháp lý để xác định cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường và các nghĩa vụ hành chính liên quan của công ty.
Trụ sở chính của công ty phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam và có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, bao gồm đầy đủ thông tin: số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Địa chỉ này phải có thật trên thực tế và đảm bảo phù hợp với quy hoạch sử dụng đất và quy định của pháp luật xây dựng.
Một điểm quan trọng là trụ sở chính không nhất thiết phải là văn phòng riêng do công ty sở hữu, mà có thể là nhà thuê, nhà mượn, hoặc nhà của người đại diện pháp luật nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp lý. Tuy nhiên, công ty phải cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đó.
Vậy cho mượn nhà làm trụ sở công ty được không?
Mẫu hợp đồng cho mượn nhà làm trụ sở công ty
Dưới đây là mẫu hợp đồng cho mượn nhà làm trụ sở công ty, được trình bày rõ ràng, đầy đủ các nội dung cần thiết theo quy định pháp luật. Bạn có thể dùng mẫu này để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu mượn nhà để làm trụ sở:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
HỢP ĐỒNG MƯỢN NHÀ LÀM TRỤ SỞ VĂN PHÒNG/CÔNG TY
– Căn cứ vào Bộ Luật Dân sự năm 2015 nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
– Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên.
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20….., tại : Thôn …, xã …, huyện…, thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm:
BÊN A: BÊN CHO MƯỢN NHÀ
Họ và tên: Giới tính:
Sinh năm: Dân tộc: Quốc tịch:
CMND/CCCD số:
Nơi đăng ký HKTT:
Chỗ ở hiện tại:
BÊN B: BÊN MƯỢN NHÀ
Tên tổ chức:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: XXX cấp ngày: XXX Cơ quan cấp: XXX
Địa chỉ:
Người đại diện: Chức vụ:
Nơi đăng ký HKTT:
Chỗ ở hiện tại:
Sau khi thảo luận trên tinh thần tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau, chúng tôi đã nhất trí đi đến ký kết hợp đồng với những điều khoản cụ thể như sau:
ĐIỀU 1: NỘI DUNG GIẤY MƯỢN NHÀ
1.1. Bên A đồng ý cho Bên B mượn căn nhà tại:
Nhà có đặc điểm sau:
– Thửa đất số: Tờ bản đồ số:
– Diện tích:
– Diện tích xây dựng:
– Số tầng:
– Giấy chứng nhận Quyền sở hữu nhà ở và Quyền sử dụng đất số XXX do XXX cấp ngày XXX
1.2. Bên B đồng ý mượn của Bên A toàn bộ căn nhà theo mô tả nói trên.
ĐIỀU 2: MỤC ĐÍCH, THỜI HẠN MƯỢN NHÀ
Mục đích mượn: Bên B sử dụng căn nhà nói trên để làm trụ sở kinh doanh;
Thời gian mượn: thời gian mượn nhà là 3 năm từ ngày 11/10/2010 đến ngày 11/10/2013.
ĐIỀU 3: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
3.1 Đảm bảo quyền sử dụng căn nhà nói trên cho Bên B trong toàn bộ thời hạn đã cho mượn một cách ổn định;
3.2 Đòi lại nhà sau khi đã hết thời hạn cho mượn;
3.3 Giúp đỡ, tạo điều kiện cho Bên B sử dụng nhà và các công trình điện, nước, các công trình khác có liên quan;
3.4 Đứng ra bảo vệ bên B khi có hành vi của bên thứ 3 cản trở bên B sử dụng nhà;
ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN B
4.1 Sử dụng diện tích nhà được mượn theo đúng những cam kết nêu trên về diện tích, thời hạn và mục đích;
4.2 Thanh toán đầy đủ các chi phí điện nước và các chi phí khác do Nhà nước quy định đối với diện tích nhà đang mượn;
4.3 Không được cho bên thứ 3 sử dụng nhà mà không có sự đồng ý của Bên A;
4.4 Hỗ trợ người nhà Bên A trong việc học tập tin học;
4.5 Trả lại nhà khi hết hạn hợp đồng.
ĐIỀU 5: NHỮNG CAM KẾT CHUNG
5.1 Hợp đồng sẽ chấm dứt trong những trường hợp sau:
- Thời hạn mượn nhà theo điều 2 đã hết mà hai Bên không có thỏa thuận gì khác;
- Bên B vi phạm thỏa thuận đã cam kết, bị bên A nhắc nhở nhưng vẫn tiếp tục vi phạm thì Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không phải bồi thường vật chất cho Bên B;
5.2 Hai Bên cam kết thực hiện đúng nội dung thỏa thuận trong Hợp đồng với tinh thần hợp tác và thiện chí. Trong trường hợp có tranh chấp, Hai Bên trực tiếp gặp gỡ thương lượng giải quyết. Trường hợp không thương lượng được thì tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.
ĐIỀU 6: HIỆU LỰC
Hợp đồng gồm 03 trang không tách rời về mặt nội dung đã thỏa thuận.
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Hợp đồng được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau và mỗi bên giữ 01 bản
| ĐẠI DIỆN BÊN A
(ký và ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN B
(ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) |
Lời kết
Việc mượn nhà để làm trụ sở công ty là hoàn toàn được phép theo quy định pháp luật, miễn là địa chỉ đó có đầy đủ giấy tờ pháp lý, không thuộc diện cấm, và được sự đồng ý bằng văn bản của chủ sở hữu. Đây là giải pháp hợp lý giúp cá nhân hoặc nhóm khởi nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh phát sinh rủi ro pháp lý về sau, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan như hợp đồng mượn nhà, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, và đảm bảo việc sử dụng địa chỉ phù hợp với quy định về quy hoạch, xây dựng và thuế.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ các điều kiện, thủ tục và lưu ý quan trọng khi sử dụng nhà mượn làm trụ sở công ty. Nếu bạn cần hỗ trợ cụ thể hơn trong quá trình thành lập doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín để được hướng dẫn chi tiết.
