Nội dung chính
Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, tài khoản 642 đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm soát các chi phí đến hoạt động quản lý chung. Việc hiểu và áp dụng đúng nguyên tắc, cũng như cách hạch toán tài khoản 642, không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Bài viết này Kế Toán An Phú sẽ hướng dẫn bạn chi tiết những bước thực hiện và lưu ý quan trọng khi hạch toán cho tài khoản 642, từ chi phí tiền lương nhân viên, vật liệu, khấu hao tài sản cố định đến thuế và các khoản lệ phí.
Tài khoản 642 là gì?
Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) là tài khoản kế toán dùng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Những chi phí này thường không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ mà tập trung vào hoạt động điều hành và quản lý chung của doanh nghiệp.
Các chi phí ghi nhận trong tài khoản 642 bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Lương, phụ cấp và những khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
- Chi phí vật liệu quản lý: Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động quản lý.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao các tài sản cố định phục vụ cho bộ phận quản lý.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí điện, nước, điện thoại, bảo hiểm, thuê ngoài dịch vụ.
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế hoặc phí mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định pháp luật.
- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách, công tác phí, hội nghị, sự kiện nội bộ, v.v.
Tài khoản này được dùng để theo dõi các khoản chi phí trên, giúp doanh nghiệp nắm rõ chi phí quản lý phát sinh và kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 theo quy định
Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 theo quy định:
- Phản ánh đầy đủ những chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm chi phí nhân viên quản lý, các vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định, thuế, phí và lệ phí, dịch vụ mua ngoài cũng như chi phí bằng tiền khác.
- Mở chi tiết theo từng nội dung chi phí: Tài khoản 642 được chia thành những tài khoản cấp 2 để phản ánh chi tiết cho từng loại chi phí, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả.
- Kết chuyển chi phí vào cuối kỳ: Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh, để tính toán lợi nhuận và lập báo cáo tài chính.
Nội dung khi hạch toán tài khoản 642
Bên Nợ: Ghi nhận những chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ, bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, phụ cấp và những khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
- Chi phí vật liệu quản lý: Văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý.
- Thuế, phí và lệ phí: Tiền thuê đất, thuế môn bài cùng những khoản phí khác.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại, bảo hiểm tài sản, v.v.
- Chi phí bằng tiền khác: Tiếp khách, công tác phí, hội nghị khách hàng, v.v.
Bên Có: Ghi nhận các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, như:
- Các khoản được ghi giúp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Hoàn nhập dự phòng phải thu và khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn so với số dự phòng đã lập kỳ trước chưa dùng hết).
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp đến tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản quản lý doanh nghiệp 642
Hạng mục tiền lương nhân viên
Tiền lương, tiền công, phụ cấp và những khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN) cho nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán:
- Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Tổng số tiền lương cùng các khoản phụ cấp phải trả.
- Có TK 334 – Phải trả người lao động: Số tiền lương và phụ cấp.
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: Những khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
Hạng mục vật liệu mua/xuất cho doanh nghiệp
Chi phí vật liệu dùng cho hoạt động quản lý, như văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ.
Hạch toán:
- Nợ TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay.
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu xuất kho).
- Có các TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán (nếu mua ngoài).
Hạng mục khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)
Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán:
- Nợ TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Số tiền khấu hao TSCĐ trong kỳ.
- Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ: Số tiền khấu hao tương ứng.
Hạng mục thuế, lệ phí phải đóng theo quy định Nhà nước
Các khoản thuế, phí và lệ phí liên quan đến hoạt động quản lý, như thuế môn bài, tiền thuê đất.
Hạch toán:
- Nợ TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Số tiền thuế, phí phải nộp.
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Số tiền tương ứng.
Kết luận
Việc hạch toán tài khoản 642 yêu cầu doanh nghiệp cần nắm vững rõ ràng và đúng quy định. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về dịch vụ kế toán, hãy liên hệ Kế toán An Phú để được tư vấn.
