Cách xuất hoá đơn điện tử đúng quy trình pháp luật

Nội dung chính

Hóa đơn điện tử là một thứ rất cần thiết và quan trọng với thị trường hiện nay. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của hóa đơn điện tử thì việc xuất hóa đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình pháp luật và góp phần thực hiện tốt nghĩa vụ thuế cũng như hiệu quả kinh doanh.

Nguyên tắc xuất hoá đơn điện tử

Điều đầu tiên chúng tôi muốn bạn chú ý trước khi hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chính là nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử bao gồm nguyên tắc về các tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định pháp luật và quy định xử lý hóa đơn điện tử khi xuất sai.

Cách xuất hoá đơn điện tử bằng Fast e-Invoice

Bước 1. Chuẩn bị:

Tài khoản Fast e-Invoice: Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản Fast e-Invoice và nạp tiền vào tài khoản để sử dụng dịch vụ.
Chữ ký số: Doanh nghiệp cần có chữ ký số để ký hóa đơn điện tử.

Bước 2. Lập hóa đơn:

Các bạn cần truy cập vào website Fast e-Invoice: https://invoice.fast.com.vn/
Đăng nhập vào tài khoản Fast e-Invoice của doanh nghiệp.
Click chuột chọn mục “Lập hóa đơn”.
Chọn loại hóa đơn cần lập (hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ, v.v.). Sau đó nhập thông tin chi tiết của hóa đơn, bao gồm thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa/dịch vụ, số tiền thanh toán, v.v.
Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên thì nhấn lưu hóa đơn.

Bước 3. Ký hóa đơn và Xuất hóa đơn điện tử:

Bạn chọn Phát hành hóa đơn điện tử.
Sau đó khai báo các thông tin cần thiết được yêu cầu và nhấn “Nhận”.
Chọn Loại = 1 – Phát hành để tạo hóa đơn điện tử mới.
Chọn khoảng thời gian lọc chứng từ cần xuất hóa đơn.
Chọn Mã đơn vị phát hành cần thiết.
Chọn Mã phân loại (Ký hiệu hóa đơn) cần xuất hóa đơn.

Lưu ý:

Mã phân loại cần được tạo trước trong chức năng “Danh mục phân loại hóa đơn” và chỉ định đơn vị sử dụng trong chức năng “Khai báo sử dụng hóa đơn”

Nếu không chọn mã phân loại, hệ thống sẽ tự động phát hành theo mã phân loại đã khai báo trong chức năng “Khai báo sử dụng hóa đơn” và được tích chọn vào ô “Ngầm định (phát hành)”. Nếu chưa khai báo mã phân loại tại chức năng này, hệ thống sẽ báo lỗi khi phát hành.

Chọn Nhận.
Lúc này màn hình Kết quả lọc xuất hiện, bạn nhấn vào chỉ lọc các chứng từ có Trạng thái = 1. Chờ xác thực.
Xem trước nội dung hóa đơn trước khi phát hành: Chọn chứng từ cần kiểm tra và nhấn biểu tượng In trên thanh công cụ. Tính năng này được khuyến nghị sử dụng để giảm thiểu sai sót dữ liệu trên hóa đơn (nếu có).
Phát hành hóa đơn điện tử: Chọn các chứng từ cần phát hành và nhấn biểu tượng Phát hành trên thanh công cụ.
Yêu cầu ký số: Nếu doanh nghiệp sử dụng chữ ký số dạng USB Token, cần cắm USB vào máy tính để ký số. Nếu sử dụng chữ ký số dạng HSM (Hardware Security Module), hệ thống sẽ tự động ký số và hoàn thành việc phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử

Các tiêu thức quan trọng trên hoá đơn điện tử

Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của e-invoice, theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các tiêu thức sau đây cần được tuân thủ nghiêm ngặt:

Thông tin chung:

Tên hóa đơn: “Hóa đơn điện tử”.
Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu do cơ quan thuế quy định.
Số hóa đơn: Số hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành theo quy định.
Ngày tháng năm lập hóa đơn: Phải chính xác và phù hợp với thời điểm phát sinh giao dịch.

Thông tin về người bán:

Tên, địa chỉ: Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Mã số thuế: Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp.

Thông tin về người mua:

Tên, địa chỉ: Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ (nếu người mua có mã số thuế).
Mã số thuế: Mã số thuế của tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ (nếu có).

Thông tin về hàng hóa/dịch vụ:

Tên hàng hóa/dịch vụ: Mô tả chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ được bán.
Đơn vị tính: Đơn vị tính sử dụng để đo lường số lượng hàng hóa, dịch vụ.
Số lượng: Số lượng hàng hóa, dịch vụ được bán.
Đơn giá: Giá bán của mỗi đơn vị hàng hóa, dịch vụ.
Thành tiền: Tổng số tiền thanh toán cho mỗi loại hàng hóa, dịch vụ.

Thông tin về thuế:

Thuế suất thuế giá trị gia tăng (VAT): Mức thuế VAT áp dụng cho giao dịch.
Tiền thuế VAT: Số tiền thuế VAT phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Thông tin thanh toán:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, v.v.
Số tiền thanh toán: Tổng số tiền thanh toán cho giao dịch.

Chữ ký điện tử: Hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký điện tử của người bán có thẩm quyền.
Tem bảo mật: Hóa đơn điện tử phải được gắn tem bảo mật do cơ quan thuế cấp.

Xử lý hoá đơn điện tử bị xuất sai

Bước 1: Đầu tiên bạn cần phải xác định lỗi sai và phân loại lỗi sai. Bạn nên chia ra lỗi sai thành 02 trường hợp là lỗi sai nhỏ và lỗi sai lớn.

Lỗi sai nhỏ sẽ là những lỗi sai không ảnh hưởng đến tính chính xác của tổng số tiền thanh toán và thuế GTGT. Ví dụ: sai địa chỉ người mua, sai tên hàng hóa, sai đơn giá một số mặt hàng,… Còn lỗi sai lớn là lỗi sai ảnh hưởng đến tính chính xác của tổng số tiền thanh toán và thuế GTGT. Ví dụ: sai số lượng hàng hóa, sai thuế suất VAT, sai tổng số tiền thanh toán.

Bước 2: Thực hiện xử lý:

Lỗi nhỏ: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử không mã số theo hướng dẫn.
Lỗi lớn: Hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế và người mua:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh: Gửi cho cơ quan thuế và người mua hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn điện tử hủy: Gửi cho cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử mới: Gửi cho cơ quan thuế và người mua hàng hóa, dịch vụ.

Bước 4: Lưu giữ hồ sơ: Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử sai, bao gồm hóa đơn điện tử gốc, hóa đơn điện tử điều chỉnh (nếu có), hóa đơn điện tử hủy (nếu có), hóa đơn điện tử mới (nếu có), và các tài liệu chứng từ liên quan khác.

Lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử theo hợp đồng

Một số lưu ý nhỏ khi xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng mà bạn cần chú ý như sau:

– Thông tin trên hóa đơn điện tử phải khớp với thông tin trên hợp đồng:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua: Thông tin này phải được ghi chính xác và đầy đủ trên cả hóa đơn điện tử và hợp đồng.
Nội dung hàng hóa/dịch vụ: Mô tả hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn điện tử phải khớp với nội dung hàng hóa/dịch vụ được ghi trong hợp đồng.
Số lượng, đơn giá, thành tiền: Các thông tin này phải được ghi chính xác và thống nhất trên cả hóa đơn điện tử và hợp đồng.
Điều khoản thanh toán: Điều khoản thanh toán ghi trên hóa đơn điện tử phải phù hợp với điều khoản thanh toán ghi trong hợp đồng.

Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng thời điểm và hình thức:

Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập sau khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được cung cấp và trước khi thanh toán cho người bán.
Hình thức lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập theo quy định của cơ quan thuế, bao gồm việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp hoặc chứng nhận và tuân thủ các tiêu thức kỹ thuật về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử phải được ký và đóng dấu điện tử hợp pháp:

Chữ ký điện tử: Hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký điện tử của người bán có thẩm quyền.
Dấu điện tử: Hóa đơn điện tử phải được đóng dấu điện tử của tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Lưu ý khi khách lẻ không lấy/nhận hoá đơn

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, doanh nghiệp có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử (e-invoice) cho tất cả các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên, kể cả trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn.

Dưới đây là một số lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn:

Ghi rõ thông tin “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin cá nhân, doanh nghiệp cần ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế” trên hóa đơn điện tử.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định:

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn theo quy định chung về lưu trữ hóa đơn điện tử và lưu trữ trong ít nhất 2 năm kể từ ngày lập hóa đơn.
Doanh nghiệp cần đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, tránh bị giả mạo, sửa đổi, xóa trái phép.

Báo cáo dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế:

Doanh nghiệp có nghĩa vụ báo cáo dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quy định, bao gồm cả hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn.
Báo cáo dữ liệu hóa đơn cần được thực hiện định kỳ theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Xuất hóa đơn điện tử đúng pháp luật là trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi doanh nghiệp kinh doanh trên địa bàn Việt Nam. Việc thực hiện đúng quy trình và lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh. Kế Toán An Phú hy vọng bài viết trên của mình đã giúp bạn có thể thực hiện được việc xuất hóa đơn điện tử cho chính doanh nghiệp mình.

Tin tức