Nội dung chính
Vừa khởi nghiệp và bạn đang cân nhắc mọi cách để tối ưu chi phí, câu hỏi công ty không có kế toán có được không chắc chắn đã xuất hiện trong đầu bạn. Đây là một thắc mắc hoàn toàn chính đáng của nhiều chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, câu trả lời có thể khiến bạn bất ngờ. Trong bài viết này, Kế toán An Phú sẽ giải đáp dựa trên quy định pháp luật mới nhất, chỉ rõ các mức phạt bạn có thể đối mặt và vạch ra những giải pháp kế toán thông minh, an toàn cho doanh nghiệp của bạn.
Câu trả: Công ty BẮT BUỘC phải có người làm kế toán
Kế toán An Phú xin trả lời thẳng thắn và ngắn gọn: KHÔNG. Theo pháp luật Việt Nam, mọi doanh nghiệp được thành lập và hoạt động đều bắt buộc phải tổ chức bộ máy kế toán và bố trí người làm kế toán. Đây không phải là một lựa chọn, mà là một nghĩa vụ pháp lý không thể bỏ qua.
Cơ sở pháp lý theo Luật Kế toán 2015
Quy định này được nêu rất rõ tại Khoản 1, Điều 8 của Luật Kế toán 2015. Luật quy định rằng ‘Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán’. ‘Đơn vị kế toán’ ở đây bao gồm tất cả các doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.
Như vậy, ngay từ khi thành lập, công ty của bạn đã mặc nhiên trở thành một ‘đơn vị kế toán’ và phải tuân thủ quy định này.
Áp dụng cho mọi loại hình, kể cả công ty mới thành lập
Nhiều người lầm tưởng rằng một công ty mới thành lập chưa có kế toán trong thời gian đầu hoặc chưa phát sinh doanh thu thì có thể tạm thời bỏ qua. Đây là một suy nghĩ cực kỳ rủi ro. Pháp luật không có bất kỳ điều khoản ‘miễn trừ’ nào cho các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ hay siêu nhỏ. Nghĩa vụ bố trí người làm kế toán phát sinh ngay tại thời điểm bạn nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Các mức phạt và rủi ro khi công ty không có kế toán
Việc ‘lách luật’ hoặc cố tình không tuân thủ quy định về kế toán sẽ đặt doanh nghiệp của bạn trước những rủi ro tài chính và pháp lý nghiêm trọng. Các con số biết nói sau đây sẽ cho bạn thấy rõ điều đó.
Mức phạt khi không bố trí người làm kế toán là bao nhiêu?
Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về kế toán, kiểm toán độc lập, hành vi không tổ chức bộ máy kế toán, không bố trí người làm kế toán sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể:
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không bố trí người làm kế toán, làm kế toán trưởng hoặc không thuê tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán, kế toán trưởng.
Công ty không có Kế toán trưởng bị phạt bao nhiêu?
Tương tự, việc không bổ nhiệm Kế toán trưởng khi doanh nghiệp đủ điều kiện bắt buộc cũng là một vi phạm. Mức phạt cho hành vi này cũng nằm trong khoảng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn khi nào công ty cần Kế toán trưởng ở phần sau nhé.
Những rủi ro tiềm ẩn khác về thuế và pháp lý
Mức phạt hành chính chỉ là bề nổi của tảng băng chìm. Rủi ro lớn nhất khi không có kế toán chuyên nghiệp bao gồm:
- Sổ sách kế toán lộn xộn: Không có hệ thống chứng từ, sổ sách rõ ràng, dẫn đến không thể kiểm soát dòng tiền, công nợ.
- Sai sót trong kê khai thuế: Nộp chậm, kê khai sai hoặc thiếu các loại tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN…) dẫn đến bị truy thu thuế và phạt chậm nộp với lãi suất rất cao.
- Mất cơ hội kinh doanh: Không có báo cáo tài chính minh bạch, bạn sẽ khó tiếp cận vốn vay ngân hàng hoặc kêu gọi đầu tư.
- Rủi ro pháp lý nghiêm trọng: Khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, việc không thể cung cấp sổ sách, chứng từ hợp lệ có thể dẫn đến những hậu quả nặng nề hơn rất nhiều.
Ai được phép phụ trách kế toán cho doanh nghiệp?
Khi đã hiểu rõ tính bắt buộc, câu hỏi tiếp theo là: ‘Vậy ai mới đủ tiêu chuẩn để làm công việc này?’. Pháp luật đã có những quy định rất chi tiết để đảm bảo chất lượng của người làm kế toán.
Phân biệt vai trò: Người phụ trách kế toán và Kế toán trưởng
Bạn cần phân biệt rõ hai chức danh này:
- Người phụ trách kế toán: Đây là vị trí tối thiểu mà mọi doanh nghiệp phải có. Người này chịu trách nhiệm các công việc kế toán cơ bản.
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, yêu cầu tiêu chuẩn chuyên môn và kinh nghiệm cao hơn. Các doanh nghiệp nhà nước, công ty có vốn nhà nước, công ty niêm yết và một số doanh nghiệp quy mô lớn khác bắt buộc phải có Kế toán trưởng.
Giám đốc có được làm kế toán không?
Đây là một câu hỏi rất phổ biến. Câu trả lời là: Hầu hết các trường hợp là KHÔNG. Người đại diện theo pháp luật, giám đốc, tổng giám đốc không được đồng thời làm kế toán (trừ một số trường hợp đặc biệt). Tuy nhiên, có một ngoại lệ:
- Đối với Doanh nghiệp tư nhân và Công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, chủ doanh nghiệp (đồng thời là giám đốc) có thể kiêm nhiệm vị trí kế toán nếu có đủ chuyên môn.
Vậy giám đốc kiêm kế toán trưởng được không? Quy định cũng tương tự, chỉ áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp rất nhỏ kể trên và gần như không phổ biến trong thực tế.
Quy định riêng: Doanh nghiệp siêu nhỏ có cần Kế toán trưởng không?
Tin vui cho các startup và doanh nghiệp nhỏ! Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp siêu nhỏ có cần kế toán không thì câu trả lời vẫn là CÓ, nhưng không bắt buộc phải bổ nhiệm chức danh Kế toán trưởng. Thay vào đó, bạn chỉ cần bố trí một người phụ trách kế toán là đủ để tuân thủ pháp luật.
Giải pháp kế toán tối ưu và hợp pháp cho doanh nghiệp
Hiểu luật là một chuyện, tìm ra giải pháp phù hợp với túi tiền và quy mô công ty lại là chuyện khác. Dưới đây là 3 phương án phổ biến và hợp pháp nhất mà bạn có thể cân nhắc.
Phương án 1: Tuyển dụng kế toán viên/Kế toán trưởng toàn thời gian
Đây là giải pháp truyền thống. Bạn sẽ có một nhân sự chuyên trách, am hiểu sâu về hoạt động của công ty. Tuy nhiên, phương án này đi kèm chi phí khá lớn: lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, chỗ ngồi, thiết bị làm việc… Đây là một gánh nặng không nhỏ với các công ty mới thành lập.
Phương án 2: Người đại diện pháp luật kiêm nhiệm (kèm điều kiện)
Như đã đề cập, giải pháp này chỉ dành riêng cho chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH 1 thành viên. Dù tiết kiệm chi phí, nó đòi hỏi người chủ phải có chuyên môn kế toán và tốn rất nhiều thời gian, dễ bị xao nhãng khỏi các công việc quản trị, kinh doanh cốt lõi.
Phương án 3: Thuê dịch vụ kế toán ngoài – Lựa chọn an toàn và tiết kiệm
Đây đang là xu hướng được nhiều doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ lựa chọn. Việc thuê dịch vụ kế toán trọn gói giúp bạn giải quyết triệt để bài toán tuân thủ pháp luật với một chi phí cực kỳ hợp lý. Bạn không cần lo về nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo mọi sổ sách, báo cáo được xử lý chuyên nghiệp.
Vì sao thuê dịch vụ kế toán ngoài là lựa chọn hàng đầu?
Giải pháp thuê ngoài không chỉ là một cách ‘đối phó’ với luật. Nó thực sự mang lại những lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững ngay từ những bước đi đầu tiên.
Lợi ích vượt trội về chi phí, nhân sự và tuân thủ pháp luật
Hãy xem xét những ưu điểm không thể chối cãi:
- Chi phí tối ưu: Chi phí thuê dịch vụ thường chỉ bằng 1/3 hoặc thậm chí 1/4 so với việc trả lương cho một kế toán toàn thời gian.
- Chuyên môn đỉnh cao: Bạn được tiếp cận với cả một đội ngũ chuyên gia, luôn cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất. Rủi ro sai sót gần như bằng không.
- Ổn định nhân sự: Không còn lo lắng về việc kế toán nghỉ đột xuất, nghỉ thai sản hay nhảy việc, làm gián đoạn công việc của công ty.
- Tập trung vào cốt lõi: Ban lãnh đạo có thể hoàn toàn yên tâm về hậu phương tài chính – kế toán để tập trung vào chiến lược phát triển sản phẩm và thị trường.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán trọn gói là bao nhiêu?
Chi phí dịch vụ rất linh hoạt và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng hóa đơn, chứng từ phát sinh, lĩnh vực kinh doanh, loại hình doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, mức phí phổ biến trên thị trường hiện nay thường dao động chỉ từ 500.000 – 3.000.000 đồng/tháng. Đây là một khoản đầu tư quá nhỏ so với những rủi ro và mức phạt mà bạn có thể phải đối mặt.
Lời kết
Việc tìm hiểu công ty không có kế toán có được không sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ pháp lý và tránh những sai sót trong quá trình vận hành. Trên thực tế, dù quy mô nhỏ hay lớn, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo quy định.
Thay vì tự xử lý hoặc để thiếu sót hồ sơ, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn giải pháp thuê ngoài để đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm chi phí. Dịch vụ kế toán doanh nghiệp của Kế toán An Phú là lựa chọn phù hợp, giúp bạn hoàn thiện sổ sách, kê khai đúng quy định và yên tâm tập trung phát triển hoạt động kinh doanh.
