Công Ty Mới Thành Lập Có Phải Đóng Bhxh?

Nội dung chính

Chào mừng bạn, chủ doanh nghiệp mới! Một trong những băn khoăn lớn nhất khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp chính là câu hỏi liệu công ty mới thành lập có phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) ngay lập tức hay không. Giữa vô vàn thủ tục và quy định, việc này có thể khiến bạn khá bối rối. Trong bài viết này, Kế toán An Phú sẽ cùng bạn gỡ rối từng nút thắt, giải đáp mọi thắc mắc một cách đơn giản và chính xác nhất theo quy định cập nhật mới nhất.

Trả lời trực tiếp: Công ty mới thành lập CHƯA phải đóng BHXH ngay

Chúng tôi xin khẳng định: Công ty của bạn vừa mới có giấy phép kinh doanh thì chưa bắt buộc phải đóng BHXH ngay lập tức. Đây là một tin vui giúp bạn giảm bớt gánh nặng ban đầu đúng không nào? Nghĩa vụ này không phát sinh dựa trên ngày thành lập công ty trên giấy tờ.

Nghĩa vụ đóng BHXH chỉ phát sinh khi giao kết hợp đồng lao động

Vậy điểm mấu chốt nằm ở đâu? Đó chính là mối quan hệ lao động. Nghĩa vụ đóng BHXH chỉ thực sự bắt đầu khi công ty bạn tuyển dụng nhân viên và ký kết hợp đồng lao động với họ. Nói một cách đơn giản, khi nào bạn có nhân viên làm việc chính thức theo hợp đồng, khi đó bạn mới cần quan tâm đến việc đăng ký và đóng BHXH.

Căn cứ pháp lý về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Để bạn hoàn toàn yên tâm, chúng ta hãy cùng xem xét quy định của pháp luật. Theo Khoản 1, Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, đối tượng tham gia BHXH bắt buộc là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên. Luật không hề đề cập đến việc doanh nghiệp phải đóng BHXH ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Như vậy, bạn có thể thấy rõ, yếu tố quyết định chính là sự tồn tại của hợp đồng lao động, không phải là “tuổi” của doanh nghiệp.

Khi nào công ty bắt buộc phải đóng BHXH cho nhân viên?

Đến đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rằng việc ký hợp đồng lao động là yếu tố then chốt. Vậy cụ thể, điều kiện và thời hạn như thế nào để bắt đầu thực hiện nghĩa vụ này? Chúng tôi sẽ làm rõ ngay sau đây.

Điều kiện cốt lõi: Ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên

Theo quy định hiện hành, công ty của bạn sẽ phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho nhân viên khi hai bên ký kết một trong các loại hợp đồng lao động sau:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
Hợp đồng lao động xác định thời hạn.
Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 12 tháng.

Một điểm cần lưu ý là kể cả khi bạn ký hợp đồng thử việc mà trong đó có thỏa thuận về việc tham gia BHXH bắt buộc, công ty vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm cho người lao động trong thời gian thử việc đó.

Thời hạn đăng ký và đóng BHXH cho công ty mới thành lập là bao lâu?

Đây là một mốc thời gian cực kỳ quan trọng bạn cần ghi nhớ. Kể từ ngày hợp đồng lao động đầu tiên có hiệu lực, bạn sẽ có 30 ngày để hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho toàn bộ công ty và nhân viên. Đừng nhầm lẫn thời điểm này với ngày thành lập công ty nhé. Việc tuân thủ đúng thời hạn đóng bhxh cho công ty mới thành lập sẽ giúp bạn tránh được những khoản phạt không đáng có.

Giải đáp các trường hợp đặc biệt thường gặp

Thực tế vận hành doanh nghiệp luôn có những tình huống đặc thù. Chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi phổ biến nhất mà các chủ doanh nghiệp mới thường gặp phải.

Công ty mới thành lập chưa có nhân viên có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Câu trả lời là KHÔNG. Như đã phân tích ở trên, khi chưa có nhân viên nghĩa là chưa phát sinh hợp đồng lao động. Do đó, công ty bạn hoàn toàn chưa có nghĩa vụ phải đăng ký hay đóng bất kỳ khoản BHXH nào.

Công ty TNHH 1 thành viên có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Trường hợp này phức tạp hơn một chút và phụ thuộc vào vai trò của chủ sở hữu:

Nếu chủ sở hữu không hưởng lương: Tức là không có hợp đồng lao động, không có bảng lương, thì không phải đóng BHXH.
Nếu chủ sở hữu đồng thời là Giám đốc và có hưởng lương: Tức là có tên trong bảng lương của công ty, có hợp đồng lao động, thì họ được xem như một người lao động và công ty phải đóng BHXH cho chính vị giám đốc này.

Giám đốc, người đại diện pháp luật có phải đóng BHXH không?

Tương tự như trường hợp trên, chức danh không phải là yếu tố quyết định. Vấn đề cốt lõi là giám đốc hay người đại diện pháp luật đó có ký hợp đồng lao động và nhận lương từ công ty hay không. Nếu câu trả lời là CÓ, họ bắt buộc phải tham gia BHXH.

Công ty chưa trả lương có cần đóng BHXH không?

Câu trả lời là CÓ. Nghĩa vụ đóng BHXH phát sinh dựa trên việc giao kết hợp đồng lao động và bảng lương hàng tháng, không phụ thuộc vào việc công ty đã thực trả lương hay chưa. Dù bạn có trả lương chậm, bạn vẫn phải trích nộp tiền BHXH đúng hạn cho cơ quan bảo hiểm dựa trên mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Khi đã đến thời điểm phải thực hiện nghĩa vụ, bạn cũng không cần quá lo lắng. Quy trình đăng ký hiện nay đã được đơn giản hóa khá nhiều. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký bhxh lần đầu cho công ty.

Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký BHXH

Bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm các giấy tờ sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) cho từng nhân viên.

Quy trình, các bước đăng ký BHXH cho công ty mới

Quy trình đăng ký thường diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Đảm bảo mọi thông tin được kê khai chính xác, khớp với giấy tờ tùy thân của nhân viên và giấy phép kinh doanh.
Bước 2: Nộp hồ sơ. Hiện tại, bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN. Đây là cách làm nhanh chóng và tiện lợi nhất.
Bước 3: Nhận kết quả. Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho công ty và sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.

Mức đóng và mức phạt khi chậm đóng, không đóng BHXH

Tuân thủ quy định về BHXH không chỉ là trách nhiệm mà còn là bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động. Việc chậm đóng hoặc không đóng sẽ dẫn đến những chế tài nghiêm khắc.

Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc mới nhất

Để bạn tiện theo dõi, chúng tôi đã tổng hợp tỷ lệ các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN (Bảo hiểm thất nghiệp) trong bảng dưới đây (áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam):

Các khoản đóng	Doanh nghiệp đóng	Người lao động đóng	Tổng cộng
Hưu trí – Tử tuất	14%	8%	22%
Ốm đau – Thai sản	3%	–	3%
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp	0.5%	–	0.5%
Bảo hiểm y tế	3%	1.5%	4.5%
Bảo hiểm thất nghiệp	1%	1%	2%
Tổng cộng	21.5%	10.5%	32%

Mức phạt chậm đóng bảo hiểm xã hội là bao nhiêu?

Nếu không tuân thủ thời hạn, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các mức phạt sau:

Phạt tiền: Từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.
Lãi chậm đóng: Ngoài tiền phạt, công ty còn phải đóng đủ số tiền BHXH và tiền lãi tính trên số tiền chậm đóng. Mức lãi suất thường bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề.

Con số này thực sự không nhỏ, vì vậy việc tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu là vô cùng quan trọng.

Lời kết

Việc xác định công ty mới thành lập có phải đóng bảo hiểm xã hội hay không phụ thuộc vào tình trạng sử dụng lao động và hợp đồng ký kết với nhân sự. Tuy nhiên, trong phần lớn trường hợp, khi doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo hợp đồng từ đủ điều kiện, việc tham gia bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định.

Để tránh sai sót trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ các quy định liên quan ngay từ đầu. Nếu bạn cần một giải pháp hỗ trợ chuyên nghiệp, dịch vụ kế toán doanh nghiệp tại Kế toán An Phú sẽ giúp bạn xử lý thủ tục nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định và tối ưu chi phí vận hành ngay từ giai đoạn khởi đầu.

Tin tức