Nội dung chính
Trong giai đoạn chính sách thuế thay đổi liên tục, thuế VAT cho khách sạn trở thành vấn đề gây nhiều nhầm lẫn nhất cho chủ cơ sở lưu trú. Không ít khách sạn vẫn áp dụng máy móc mức 8% cho mọi dịch vụ, hoặc ngược lại giữ nguyên 10% vì sợ sai. Trên thực tế, việc áp dụng đúng thuế suất không phụ thuộc cảm tính, mà phụ thuộc thời điểm xuất hóa đơn, loại dịch vụ và căn cứ pháp lý cụ thể. Nếu hiểu sai một trong ba yếu tố này, doanh nghiệp rất dễ bị truy thu và phạt chậm nộp.
Quy định thời điểm xác định thuế VAT với hoạt động dịch vụ khách sạn
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xác định thuế VAT đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn, tùy thời điểm nào đến trước. Với hoạt động khách sạn, đây không phải khái niệm lý thuyết, mà ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng 8% hay 10%.
Ví dụ thực tế, khách lưu trú từ ngày 28/12/2026 đến 02/01/2027. Nếu khách sạn lập hóa đơn vào ngày 02/01/2027, khi chính sách giảm thuế đã hết hiệu lực, toàn bộ doanh thu phòng phải áp dụng 10%, dù phần lớn thời gian lưu trú diễn ra trong năm 2026. Ngược lại, nếu hóa đơn được lập ngày 31/12/2026, thuế suất 8% vẫn hợp lệ.
Với các dịch vụ phát sinh như ăn uống, spa, giặt ủi, thời điểm hoàn thành từng dịch vụ cần được xác định riêng. Việc gộp toàn bộ doanh thu vào một mốc thời gian là sai sót phổ biến ở nhiều khách sạn nhỏ.
Quy định về nội dung hóa đơn khách sạn – nhà nghỉ
Hóa đơn khách sạn không chỉ là chứng từ thu tiền, mà là căn cứ pháp lý xác định thuế VAT cho khách sạn. Theo quy định, hóa đơn cần thể hiện rõ từng dịch vụ, đơn giá và thuế suất tương ứng. Trường hợp một hóa đơn bao gồm nhiều dịch vụ, trong đó có dịch vụ chịu thuế 8% và dịch vụ chịu thuế 10%, thì bắt buộc phải tách dòng, không được gộp chung.
Ví dụ, tiền phòng lưu trú được hưởng thuế 8% nhưng tiền thuê phòng hội nghị hoặc cho thuê không gian dài hạn vẫn phải áp dụng 10%. Nếu khách sạn ghi chung một dòng doanh thu, hóa đơn đó có nguy cơ bị cơ quan thuế đánh giá là không hợp lệ.
Đối với khách doanh nghiệp, hóa đơn phải ghi đúng tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ để đủ điều kiện khấu trừ. Với khách lẻ không lấy hóa đơn, khách sạn vẫn phải lập hóa đơn tổng hợp theo ngày, tránh tình trạng thất thu và kê khai thiếu doanh thu. Khi xuất hóa đơn cho hoạt động kinh doanh lưu trú, khách sạn và nhà nghỉ cần đảm bảo hóa đơn phản ánh đầy đủ các thông tin theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, hóa đơn cần có các nội dung sau:
- Tên hóa đơn: Thể hiện rõ loại hóa đơn sử dụng, thường là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo phương thức kê khai thuế của đơn vị.
- Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn: Giúp cơ quan quản lý thuế nhận diện hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy đang áp dụng.
- Tên liên hóa đơn (nếu là hóa đơn nhiều liên): Phân biệt liên giao khách hàng, liên lưu nội bộ hoặc liên gửi cơ quan thuế.
- Thông tin người bán: Bao gồm tên cơ sở kinh doanh khách sạn hoặc nhà nghỉ, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, và thông tin liên hệ theo đăng ký thuế.
- Thông tin người mua: Ghi rõ họ tên khách hàng hoặc tên đơn vị thuê phòng, địa chỉ và mã số thuế trong trường hợp khách yêu cầu xuất hóa đơn doanh nghiệp.
- Ngày lập hóa đơn: Là thời điểm xác định nghĩa vụ thuế, thường trùng với ngày khách thanh toán hoặc kết thúc dịch vụ lưu trú.
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết dịch vụ cung cấp như tiền phòng theo ngày hoặc theo giờ, dịch vụ ăn uống, giải trí, giặt là, hoặc các dịch vụ phát sinh khác.
- Đơn vị tính, số lượng và đơn giá: Thể hiện rõ số đêm lưu trú, số phòng sử dụng, đơn giá từng dịch vụ để đảm bảo minh bạch trong thanh toán.
- Thành tiền trước thuế: Tổng giá trị dịch vụ chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.
- Thuế suất VAT và tiền thuế GTGT: Ghi rõ mức thuế áp dụng theo từng thời kỳ và số tiền thuế tương ứng.
- Tổng số tiền thanh toán: Bao gồm cả tiền dịch vụ và thuế, được ghi bằng số và bằng chữ để tránh sai sót.
- Phương thức thanh toán: Thể hiện hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc các phương thức điện tử khác.
Do đặc thù hoạt động trong lĩnh vực lưu trú, khách sạn và nhà nghỉ thường phát sinh số lượng hóa đơn lớn mỗi ngày, đặc biệt vào các dịp lễ, Tết hoặc mùa du lịch cao điểm. Ngoài ra, việc tiếp nhận khách từ nhiều khu vực, quốc gia khác nhau và thông qua các nền tảng đặt phòng trực tuyến cũng khiến quy trình xuất hóa đơn cần được thực hiện chính xác, thống nhất và đúng thời điểm, nhằm hạn chế rủi ro sai sót về thuế và hóa đơn.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn khách sạn – nhà nghỉ đúng thuế suất
Khi xuất hóa đơn, khách sạn cần thực hiện theo 3 bước bắt buộc. Trước hết là xác định dịch vụ cụ thể: lưu trú, ăn uống, dịch vụ bổ sung hay cho thuê tài sản. Tiếp theo là xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn. Cuối cùng là đối chiếu chính sách thuế đang áp dụng tại thời điểm đó.
Với các gói combo phòng + ăn sáng, kế toán cần tách giá trị phòng và giá trị ăn uống nếu hai dịch vụ chịu thuế suất khác nhau trong từng giai đoạn. Đây là điểm nhiều khách sạn bỏ qua, dẫn đến việc áp sai thuế VAT cho khách sạn khi quyết toán.
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử cần được đồng bộ với hệ thống quản lý phòng. Xuất hóa đơn trễ hoặc chỉnh sửa nhiều lần là dấu hiệu rủi ro cao khi bị thanh tra thuế.
Hóa đơn nhà hàng, khách sạn – thuế VAT là bao nhiêu?
Nhiều chủ khách sạn không khỏi hoang mang vì mức giảm thuế VAT cho ngành dịch vụ khách sạn – lưu trú xuống 8%. Theo đó, trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách sạn mà thời điểm lập hóa đơn thuế xảy ra trước ngày 31/12/2022 thì thuộc đối tượng áp dụng thuế suất thuế GTGT 8% theo quy định tại Điều 1 Nghị định 15/2022/NĐ-CP của Chính phủ. Trường hợp việc cung cấp dịch vụ khách sạn mà thời điểm lập hóa đơn sau ngày 31/12/2022 thì không thuộc đối tượng giảm thuế giá trị gia tăng (VAT).
Vậy sau thời điểm đó, hóa đơn VAT cho dịch vụ lưu trú còn được giảm thuế không? Theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, hoạt động nhà hàng – khách sạn tiếp tục thuộc nhóm được giảm thuế VAT từ 10% xuống 8%. Chính sách này được gia hạn đến hết ngày 31/12/2026 theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Điều này áp dụng cho các dịch vụ ăn uống tại chỗ, lưu trú ngắn ngày và các dịch vụ trực tiếp phục vụ khách.
Tuy nhiên, không phải mọi khoản thu trong khách sạn đều được giảm thuế. Các hoạt động như cho thuê mặt bằng dài hạn, kinh doanh hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc dịch vụ không phục vụ trực tiếp lưu trú vẫn phải áp dụng 10%. Việc nhầm lẫn giữa hai nhóm này là nguyên nhân chính dẫn đến truy thu thuế trong các đợt kiểm tra.
Lời kết
Có thể thấy, thuế VAT cho khách sạn không chỉ là câu chuyện chọn mức 8% hay 10%, mà là bài toán tổng hợp giữa thời điểm – dịch vụ – hóa đơn – chính sách pháp luật. Chỉ cần một mắt xích sai, doanh nghiệp có thể phải trả giá bằng chi phí truy thu và rủi ro pháp lý kéo dài nhiều năm.
Nếu bạn đang kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ hoặc mô hình lưu trú kết hợp nhà hàng, Kế toán An Phú có thể hỗ trợ rà soát toàn bộ quy trình xuất hóa đơn, phân loại dịch vụ, áp dụng đúng thuế suất và cập nhật chính sách mới nhất. Việc làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn yên tâm vận hành, tối ưu chi phí và tránh những rủi ro không đáng có về thuế.
