Nội dung chính
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, Nhà nước yêu cầu người bán phải lập và giao hóa đơn (điện tử hoặc giấy, nếu người mua yêu cầu), bất kể giá trị giao dịch nhỏ hay lớn. Việc không xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ là vi phạm luật thuế mà còn có thể bị xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn nghiêm trọng theo Nghị định 125/2020/NĐ‑CP. Trong bài viết này, Kế toán An Phú sẽ phân tích chi tiết các mức phạt áp dụng cho từng trường hợp vi phạm.
Các trường hợp không cần lập hóa đơn
Theo các quy định hiện hành tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và Thông tư 39/2014/TT‑BTC, các trường hợp không bắt buộc phải xuất hóa đơn gồm:
Giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng/lần bán
- Đối với hóa đơn giấy: Nếu tổng giá trị dưới 200.000 đồng và người mua không yêu cầu, người bán chỉ cần lập bảng kê bán lẻ, không cần xuất hóa đơn.
- Đối với hóa đơn điện tử: Nếu giá trị ≥ 200.000 đồng thì phải xuất hóa đơn dù người mua không yêu cầu; nếu < 200.000 đồng nhưng người mua có yêu cầu thì vẫn phải xuất hóa đơn.
Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, làm mẫu, cho tặng, trao đổi, trả thay lương
- Không cần lập hóa đơn nếu là hàng dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc hàng cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
- Trừ trường hợp luân chuyển nội bộ hoặc tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất.
Một số loại hóa đơn điện tử được phép không ghi đầy đủ thông tin
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong một số trường hợp đặc thù, người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử, nhưng được phép lược bỏ một số nội dung như: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử…, nếu người mua là cá nhân không kinh doanh.
Các trường hợp bao gồm:
- Hóa đơn bán lẻ phát sinh tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi hoặc trung tâm thương mại.
- Hóa đơn phát hành khi bán xăng dầu cho cá nhân tiêu dùng trực tiếp.
- Hóa đơn sử dụng cho các loại hình vé, thẻ, tem giá trị tương đương hóa đơn.
- Hóa đơn trong hoạt động vận tải hành khách hàng không.
- Phiếu xuất kho nội bộ hoặc phiếu gửi hàng đại lý, không phát sinh giao dịch mua bán thực tế.
Dù không phải ghi đầy đủ thông tin, các loại hóa đơn này vẫn được coi là hợp lệ, và người bán vẫn phải lập hóa đơn đúng thời điểm để tránh bị xem là vi phạm nghĩa vụ hóa đơn, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Các tình huống đặc biệt không bắt buộc lập hóa đơn theo Thông tư 219/2013/TT‑BTC
Bên cạnh các trường hợp phổ biến, vẫn tồn tại một số tình huống đặc thù mà pháp luật không bắt buộc người bán phải lập hóa đơn, cụ thể:
- Trường hợp bồi thường thiệt hại bằng hiện vật hoặc dịch vụ, không phát sinh hoạt động mua bán.
- Các khoản thu mang tính chất tài chính (ví dụ: phạt vi phạm hợp đồng, thu tiền bồi hoàn…) mà không gắn liền với việc cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hoạt động điều chuyển tài sản, góp vốn giữa các đơn vị thành viên trong cùng một hệ thống doanh nghiệp (nội bộ), không phát sinh giao dịch thương mại.
Dù không phải lập hóa đơn trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ hồ sơ chứng minh đầy đủ để tránh bị xử phạt do không xuất hóa đơn trong những trường hợp chưa được pháp luật miễn trừ rõ ràng.
Mức xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn như thế nào?
Hành vi trốn thuế
Theo quy định tại Điều 17, Khoản 1, Điểm c của Nghị định 125/2020/NĐ‑CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp đã kê khai thuế đúng thời điểm) được xác định là hành vi trốn thuế và sẽ bị xử lý nghiêm khắc. Mức xử phạt được áp dụng theo mức độ vi phạm như sau:
- Phạt bằng 1 lần số thuế trốn nếu người vi phạm có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt 1,5 lần số thuế trốn nếu không có tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ.
- Phạt 2 lần số thuế trốn nếu tồn tại 1 tình tiết tăng nặng.
- Phạt 2,5 lần trong trường hợp có 2 tình tiết tăng nặng.
- Phạt gấp 3 lần số thuế trốn nếu có từ 3 tình tiết tăng nặng trở lên.
Ngoài khoản tiền phạt nêu trên, doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm còn bắt buộc phải nộp lại đầy đủ phần thuế đã trốn, tính tiền chậm nộp theo mức lãi suất quy định, và thực hiện điều chỉnh các khoản thuế đầu vào được khấu trừ (nếu có).
Hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn bán hàng
Theo Khoản 2 và Khoản 5 – Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ‑CP, các hành không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ được xác định là vi phạm quy định về lập hóa đơn bên cạnh hành vi trốn thuế.
- Hành vi mức nhẹ (Khoản 2): phạt tiền từ 500.000 đ đến 1.500.000 đ nếu:
- Không lập hóa đơn tổng hợp.
- Không lập hóa đơn cho hàng dùng khuyến mại, quảng cáo, mẫu hàng, cho, tặng, trả lương (trừ luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất)
- Hành vi mức nghiêm trọng hơn (Khoản 5): phạt từ 10.000.000 đ đến 20.000.000 đ nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua – trừ trường hợp đã quy định tại Khoản 2 điểm b.
Nếu người mua yêu cầu hóa đơn, người bán còn bị buộc lập hóa đơn theo đúng quy định để khắc phục hậu quả
Khi hóa đơn điện tử không có mã số của cơ quan thuế bị xử lý như nào?
Khi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót, hoặc chưa gửi cho người mua/người bán cần xử lý theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 7, Thông tư 78/2021/TT‑BTC (áp dụng đến 31/5/2025), và Nghị định 70/2025/NĐ‑CP (áp dụng từ 1/6/2025).
Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa chuyển cho người mua:
- Người bán cần thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử bị sai sót theo Mẫu 04/SS‑HĐĐT (Phụ lục IA), gửi lên hệ thống của cơ quan thuế.
- Sau đó, phải tiến hành lập lại hóa đơn điện tử mới đúng nội dung, ký số và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế. Khi mã được cấp, hóa đơn này mới được chuyển cho người mua để đảm bảo tuân thủ quy định, tránh bị xử phạt do lập sai hoặc không xuất hóa đơn hợp lệ.
Hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng nhưng phát sinh sai sót – cách xử lý phù hợp quy định
Trường hợp sai sót nhẹ (chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, không ảnh hưởng đến mã số thuế hoặc nội dung giao dịch):
Người bán không cần xuất lại hóa đơn mới. Thay vào đó, chỉ cần gửi thông báo điều chỉnh theo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế và người mua để cập nhật thông tin.
Lưu ý: Cách xử lý này chỉ áp dụng khi hóa đơn đã được cấp mã và gửi lên cơ quan thuế. Nếu hóa đơn chưa được gửi dữ liệu lên hệ thống thuế, người bán phải xử lý theo hình thức khác.
Trường hợp sai sót nghiêm trọng (ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ):
Trong tình huống này, người bán và người mua cần thống nhất biện pháp xử lý, và có thể lựa chọn một trong hai phương án sau:
- Phương án 1 – Xuất hóa đơn điều chỉnh:
- Hai bên lập văn bản xác nhận nội dung sai sót (đối với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh; cá nhân chỉ cần thông báo).
- Sau đó, người bán phát hành hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp lại mã xác thực, rồi chuyển cho người mua.
- Phương án 2 – Xuất hóa đơn thay thế:
- Thay vì điều chỉnh, người bán có thể phát hành hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai.
- Trên hóa đơn mới cần thể hiện nội dung: “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…”.
- Sau khi ký số, hóa đơn sẽ được gửi lên cơ quan thuế để cấp mã như bình thường và sau đó chuyển lại cho người mua. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn cần lập văn bản thống nhất việc thay thế hóa đơn.
Khi cơ quan thuế phát hiện và yêu cầu xử lý
Nếu cơ quan thuế chủ động rà soát hóa đơn điện tử (có cân nhắc đến cả hóa đơn có hoặc không có mã) và thông báo cho người bán:
- Người bán phải thực hiện xử lý theo phương án điều chỉnh hoặc thay thế như trên.
- Theo quy định từ 01/06/2025 (Nghị định 70/2025/NĐ‑CP), không được phép hủy hoàn toàn hóa đơn sai sót, mà bắt buộc phải dùng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Lời kết
Việc không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là hành vi vi phạm quy định về hóa đơn – thuế và có thể dẫn đến các mức xử phạt nghiêm trọng. Bao gồm cả phạt hành chính, truy thu thuế và thậm chí bị xử lý về hành vi trốn thuế. Để hạn chế rủi ro pháp lý, mỗi doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy định pháp luật mới nhất và thực hiện đúng trách nhiệm lập – xuất hóa đơn, kê khai đầy đủ nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát hóa đơn đầu ra – đầu vào, hoặc chưa có bộ phận kế toán chuyên môn vững, Kế Toán An Phú sẽ là lựa chọn đáng tin cậy. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế trọn gói, đội ngũ An Phú luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật về hóa đơn – thuế và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.
Đừng để việc chậm trễ hay thiếu sót trong lập hóa đơn khiến doanh nghiệp bị xử phạt. Hãy để Kế Toán An Phú hỗ trợ bạn từ khâu xử lý hóa đơn đến tư vấn chiến lược tài chính, giúp doanh nghiệp vững vàng về pháp lý và phát triển lâu dài.
