Nội dung chính
Lỗi thường gặp khi quyết toán thuế là một trong những vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp và cá nhân phải đối mặt hàng năm. Việc không chính xác trong quyết toán thuế không chỉ có thể dẫn đến việc bị phạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Hãy cùng ketoananphu.vn tìm hiểu về lỗi thường gặp khi quyết toán thuế qua bài viết sau đây nhé.
Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là quá trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh và tài chính của cá nhân hay doanh nghiệp. Để hiểu rõ khái niệm này, trước hết, chúng ta cần nắm vững khai toán thuế là gì. Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019: “Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.”
Từ đó, có thể hiểu rằng quyết toán thuế là việc tính toán và khai báo số tiền thuế mà cá nhân hoặc doanh nghiệp phải nộp đến cơ quan thuế dựa trên thu nhập, hoạt động kinh doanh, hoặc tài sản của mình trong một kỳ nhất định.
Hậu quả của việc gặp lỗi trong quá trình quyết toán thuế
Việc gặp lỗi trong quá trình quyết toán thuế có thể mang lại hậu quả nghiêm trọng cho cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số hậu quả tiềm ẩn khi mắc phải lỗi trong quá trình quyết toán thuế:
- Cơ quan thuế có thể áp đặt các biện pháp xử phạt, bao gồm phạt tiền và tăng khoản nợ thuế nếu phát hiện lỗi trong quyết toán thuế. Điều này có thể tạo áp lực tài chính đáng kể đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Việc mắc phải lỗi trong quyết toán thuế có thể ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân hoặc doanh nghiệp trước cơ quan thuế, đối tác kinh doanh và khách hàng. Điều này có thể gây mất niềm tin và ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ kinh doanh.
- Cơ quan thuế có thể quyết định kiểm tra thuế chi tiết đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp nếu phát hiện dấu hiệu lỗi trong quyết toán thuế. Điều này có thể tạo ra sự bất tiện và tốn kém đáng kể về thời gian và chi phí.
- Việc gặp lỗi trong quyết toán thuế có thể đưa đến rủi ro pháp lý, bao gồm tranh chấp với cơ quan thuế và khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế theo quy định của pháp luật.
Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế và cách khắc phục
Trong quá trình quyết toán thuế, có một số lỗi phổ biến mà cá nhân và doanh nghiệp thường gặp phải. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục chúng:
Đối chiếu hóa đơn với bảng kê mua bán bị thiếu hoặc sai lệch số liệu
Trong trường hợp này, kế toán cần thực hiện các bước sau: Thống nhất với cơ quan thuế, lập biên bản ghi nhận sự cố và đề xuất của cả hai bên, sau đó ký tên và đóng dấu của bên mua và bên bán. Tiếp theo, sao chụp liên 1 của hóa đơn cùng với ký xác nhận của người đại diện pháp lý và đóng dấu trên sao chụp đó được chuẩn bị để giao cho bên mua. Cuối cùng, kế toán phải lập báo cáo và gửi lên cơ quan thuế trực tiếp trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra sự cố (mất, cháy, hỏng).
Hóa đơn bị lệch vài đồng hoặc vài trăm nghìn đồng
Trong trường hợp có sai sót trên hóa đơn với mức độ từ vài đồng đến vài trăm nghìn đồng, kế toán có thể thực hiện theo hai cách sau:
Chủ động lập kê khai bổ sung khi thực hiện điều chỉnh:
Khi phát hiện lỗi, kế toán nên lập kê khai bổ sung để điều chỉnh. Đề xuất in tất cả hóa đơn bị sai ra một tập kẹp cùng với tờ khai điều chỉnh kỳ bị sai và kỳ phát hiện. Trong tờ khai này, nên chỉ rõ các chỉ tiêu [37], [38] đã được điều chỉnh. Khi cơ quan thuế yêu cầu, có thể cung cấp giấy tờ để đối chiếu ngay.
Trường hợp hóa đơn chỉ sai vài đồng:
Nếu sai sót trên hóa đơn chỉ là một số ít đồng, ví dụ như hóa đơn ghi là 16.262.265 nhưng kê khai là 16.262.266 do hệ thống tính nhảy số, thì không cần phải sửa lại sai sót này.
Hóa đơn và các khoản công nợ liên quan
Đối với hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn thuế Giá trị gia tăng có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên và vẫn còn treo công nợ tại tài khoản 331 đến thời điểm kiểm tra thuế tại doanh nghiệp, cần lập sẵn các chứng từ liên quan như hợp đồng trả chậm, giao nhận… để sẵn sàng giải trình.
Kế toán cần kiểm tra tài khoản 13 để xem xét có số dư ở phía Có hay không. Nếu có, cần lập hợp đồng chỉ ghi tạm ứng bằng số tiền đã chuyển để tránh việc bị cơ quan thuế cáo buộc trốn doanh thu và trốn thuế, cũng như tránh truy thuế Giá trị gia tăng và Thu nhập doanh nghiệp.
Kiểm tra tài khoản 331 để xem xét có số dư ở phía Có không. Nếu có, cần lập hợp đồng trả chậm đến thời điểm hiện tại. Quy trình này cần được thực hiện trước khi có kiểm tra thuế.
Vấn đề liên quan đến tiền lương nhân viên và hợp đồng kinh tế
Kiểm tra xem tất cả nhân công đã có hợp đồng lao động chưa và so sánh số lương trên bảng lương với hợp đồng lao động để xác nhận sự khớp. Nếu không khớp, cần lập phụ lục cho hợp đồng để bổ sung thông tin.
Xem xét bảng kê hợp đồng kinh tế đã ký để xác định những hợp đồng nào chưa được xuất hóa đơn, những hợp đồng nào đã kết thúc và được thanh lý. Kế toán sản xuất cần chuẩn bị trước các hợp đồng của công ty bằng cách tập hợp chúng vào một mối và đóng gói chúng trong một bìa còng để dễ dàng trình bày khi cần.
Chi phí và nguyên vật liệu đầu vào
Khi được thanh, kiểm tra, cán bộ thuế thường yêu cầu kiểm tra kỹ các tài khoản chi phí như 635, 811, 642, 641 cùng với hóa đơn xăng, đảm bảo rằng các hóa đơn này phải đi kèm với thông tin định mức xăng dầu, lịch trình công tác và quyết định về công tác phí. Để tránh sai sót trong quá trình thanh, kiểm tra thuế, kế toán cần phải chuẩn bị mọi thứ một cách cẩn thận.
Trong trường hợp phát hiện sai phạm, kế toán cần thực hiện theo các bước sau đây theo quy trình:
Kiểm tra định mức nguyên vật liệu và so sánh với bảng tính giá thành để kiểm tra việc xuất kho theo đúng định mức hay không. Cần xem xét và soạn thảo bảng định mức nguyên vật liệu chính và phụ sao cho phù hợp.
Xuất bảng tổng hợp giá thành theo đơn hàng hoặc theo lô (nếu sản xuất hàng loạt) ra file Excel để khi cán bộ yêu cầu có thể cung cấp ngay. Kế toán sản xuất cần kiểm tra xem việc xuất kho có vượt quá định mức không. Nếu vượt, cần xem xét lại bảng tính giá thành và định mức để kiểm soát tốt hơn.
Mất hoặc thiếu chứng từ giao dịch ngân hàng
Kế toán cần gửi công văn lên ngân hàng để yêu cầu sao y trích lục. Trong trường hợp ủy nhiệm chi bị mất, có thể sử dụng Giấy báo nợ và sao kê chi tiết tạm thời như một cơ sở để giải trình, sau đó cung cấp chứng từ bổ sung khi được yêu cầu.
Hợp đồng hợp tác sản xuất và kinh doanh
Một số doanh nghiệp sản xuất tham gia hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh chỉ chia sẻ sản phẩm, nhưng đơn vị chịu trách nhiệm bán hàng trong hợp tác này. Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, họ lại xuất hóa đơn cho toàn bộ giá trị của hàng bán.
Trên đây, đã đề cập đến những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế và cách xử lý chi tiết cho từng trường hợp. Hy vọng thông tin này sẽ giúp kế toán cải thiện chất lượng công việc, giảm thiểu rủi ro và tránh phạt trong quá trình thanh, kiểm tra thuế.
