5 Cách Quản Lý Hoá Đơn Điện Tử Phổ Biến Hiện Nay

Việc quản lý hóa đơn điện tử có nhiều khác biệt so với hóa đơn giấy truyền thống. Bạn có đang thắc mắc kế toán đang quản lý các hóa đơn điện tử đầu vào theo cách nào? Phương pháp và bảng theo dõi hóa đơn điện tử mà kế toán đang sử dụng có mang lại hiệu quả như mong muốn không? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để nắm được cách quản lý hóa đơn đúng quy định và hiệu quả.

Vì sao cần quản lý hoá đơn điện tử hiệu quả?

Việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến công ty, doanh nghiệp của bạn. Trước hết, điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử và thuế, tránh những rủi ro pháp lý.

Việc quản lý tốt hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc lưu trữ và kiểm tra hóa đơn. Nó cũng hỗ trợ trong việc kiểm soát chi phí và cải thiện tính minh bạch trong quản lý tài chính. Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, giảm gánh nặng công việc thủ công.

Các quy định pháp lý trong quản lý hoá đơn điện tử

Việc quản lý hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử, thuế và kế toán theo Điều 6 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên các phương tiện điện tử.
• Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Đảm bảo không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.

5 cách quản lý hoá đơn điện tử phổ biến

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý hóa đơn số hóa đã trở thành một phần thiết yếu trong công việc kế toán. Dưới đây là 5 cách quản lý phổ biến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và kiểm soát hóa đơn hiệu quả.

Dùng Email quản lý hoá đơn điện tử độc lập

Tổ chức, cá nhân, công ty, doanh nghiệp nên tạo một email chuyên dụng dành riêng cho việc nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp, phục vụ. Việc tạo email chuyên dụng này giúp tránh nhầm lẫn với các email khác của công ty, tiện lợi trong việc theo dõi dữ liệu.

In giấy lưu trữ sau khi nhận hoá đơn điện tử

Hiện nay, các cá nhân và tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử vẫn thường in hóa đơn ra giấy để lưu trữ và quản lý. Điều này nhằm tránh mất dữ liệu trên email, folder hoặc bảng tính excel. Hóa đơn giấy sẽ được kẹp cùng với hợp đồng mua hàng và được lưu trữ ở 2 nơi: email và bản giấy.

Chụp ảnh hoá đơn và lưu trữ trên máy tính

Nhiều kế toán thường kiểm tra hóa đơn đầu vào nhận qua email bằng cách xác nhận các thông tin như ngày lập, ngày ký, đơn giá và xem xét có dấu hiệu chỉnh sửa không.. Sau đó, họ tải hóa đơn về và lưu vào một folder, đặt tên cho file có đầy đủ tên nhà cung cấp,  ngày, tháng, năm của hóa đơn và số hóa đơn. 

Ví dụ: “Hóa đơn 20/5/2023-Công ty TNHH Thanh Duy- TK00122”. Việc đặt tên file theo từng tiêu chí giúp việc tìm kiếm dữ liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tạo bảng kê quản lý trên máy tính

Một phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mà các kế toán thường sử dụng là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn qua email, kế toán sẽ nhập liệu thủ công vào bảng tính excel để theo dõi, gắn đường link mã tra cứu. Tiếp theo, dữ liệu excel sẽ được nhập vào phần mềm kế toán để thực hiện kiểm tra và đối chiếu với hóa đơn gốc.

Ứng dụng phần mềm quản lý

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ 4.0 sẽ giúp việc quản lý trở nên thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn.

Người sử dụng nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm, phần mềm sẽ tự động kiểm tra hóa đơn. Bao gồm lỗi, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, sẽ có cảnh báo khi phát hiện lỗi.

Toàn bộ dữ liệu trên hóa đơn sau đó sẽ tự động được nhập và hạch toán mà không cần phải thực hiện thủ công như nhập tay hay bằng bảng tính Excel.

Kết luận

Quản lý hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kế toán và giảm thiểu sai sót. Việc áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý các hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chính xác trong công tác lưu trữ và kiểm tra hóa đơn. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.