Hướng dẫn cách lập chứng từ kế toán mới nhất

Chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong quá trình ghi nhận, kiểm soát và báo cáo tài chính của một công ty. Việc cách lập chứng từ kế toán đúng cách không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình công việc. Hãy cùng Kế Toán An Phú tìm hiểu thông tin nhé!

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là các tài liệu bổ sung và chứng minh cho các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Chúng được sử dụng để ghi nhận, kiểm soát và báo cáo tài chính.

Các loại chứng từ kế toán bao gồm, nhưng không giới hạn, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, biên nhận, phiếu xuất nhập kho, phiếu lương, v.v. Mỗi loại chứng từ có mục đích và quy trình lập riêng, nhưng tất cả đều hỗ trợ việc xác định và ghi nhận thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính.

Chứng từ kế toán ghi lại các thông tin chi tiết về ngày tháng, người giao dịch, người nhận, số tiền, mô tả giao dịch và các thông tin khác cần thiết liên quan đến giao dịch tài chính. Chúng cung cấp nguồn thông tin để xác định số liệu tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ trong việc kiểm tra, theo dõi và phân tích tình hình tài chính, cũng như đáp ứng yêu cầu pháp lý và kiểm toán.

Nguyên tắc khi lập chứng từ kế toán nên nhớ

Khi lập chứng từ kế toán, có một số nguyên tắc quan trọng nên nhớ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản khi lập chứng từ kế toán:

• Chính xác: Chứng từ kế toán phải chính xác và trung thực, không có bất kỳ thông tin sai lệch hoặc thông tin thiếu sót. Đảm bảo rằng tất cả các chi tiết như số tiền, ngày tháng, tên người giao dịch, tên người nhận và mô tả giao dịch đều đúng.
• Đầy đủ: Chứng từ cần ghi đầy đủ và chi tiết các thông tin cần thiết. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin đầy đủ về giao dịch như mục đích, yêu cầu, nguồn gốc và đối tượng của giao dịch.
• Tính theo quy trình: Việc lập chứng từ kế toán cần tuân theo quy trình và quy định nội bộ của công ty hoặc pháp luật kế toán áp dụng. Đảm bảo đúng thứ tự, bước và tài liệu cần thiết.
• Đảm bảo sự kiểm soát nội bộ: Chứng từ kế toán cần được kiểm soát nội bộ để đảm bảo tính toàn vẹn và trách nhiệm. Điều này bao gồm việc xác minh và phê duyệt chứng từ bởi các người có thẩm quyền trước khi ghi nhận.
• Lưu trữ và bảo mật: Chứng từ kế toán nên được lưu trữ một cách an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất. Hãy tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ và chuẩn bị cho việc kiểm toán.
• Tính minh bạch: Chứng từ cần phản ánh rõ ràng và minh bạch về các giao dịch kế toán. Điều này đảm bảo tính công bằng, minh bạch và khách quan trong quá trình kế toán.

Hướng dẫn cách làm chứng từ kế toán chính xác nhất

Phiếu thu

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết bao gồm: ngày, tên người nộp tiền, số tiền thu, lý do thu tiền, thông tin khác nếu cần.
• Bước 2: Lập mẫu phiếu thu với các thông tin trên. Ghi rõ và chính xác từng chi tiết.
• Bước 3: Kiểm tra các thông tin trên phiếu thu để chắc chắn tính chính xác. Đảm bảo không có lỗi trong việc ghi nhận số tiền và các thông tin khác.
• Bước 4: Đánh số phiếu thu theo đúng quy trình của công ty.
• Bước 5: Xác nhận phiếu thu bằng chữ ký hoặc dấu của người tạo phiếu và người nhận tiền.
• Bước 6: Lưu trữ phiếu thu một cách an toàn, dễ dàng truy xuất và theo đúng quy trình của công ty.

Phiếu chi

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết bao gồm: ngày, tên người nhận tiền, số tiền chi, lý do chi tiền, thông tin khác nếu cần.
• Bước 2: Lập mẫu phiếu chi với các thông tin trên. Ghi rõ và chính xác từng chi tiết.
• Bước 3: Kiểm tra các thông tin trên phiếu chi để chắc chắn tính chính xác. Đảm bảo không có lỗi trong việc ghi nhận số tiền và các thông tin khác.
• Bước 4: Đánh số phiếu chi theo đúng quy trình của công ty.
• Bước 5: Xác nhận phiếu chi bằng chữ ký hoặc dấu của người tạo phiếu và người nhận tiền (nếu có).
• Bước 6: Lưu trữ phiếu chi một cách an toàn, dễ dàng truy xuất và theo đúng quy trình của công ty.

Hoá đơn tài chính

• Bước 1: Xác định thông tin trên hóa đơn tài chính bao gồm: ngày, tên doanh nghiệp, số hoá đơn, thông tin người bán, thông tin người mua, sản phẩm hoặc dịch vụ mua/bán, số tiền, thuế suất và số tiền thuế, tổng cộng thanh toán.
• Bước 2: Kiểm tra thông tin được cung cấp trên hoá đơn tài chính để chắc chắn tính chính xác. Giám đốc hoặc người có thẩm quyền kiểm tra và xác nhận hoá đơn.
• Bước 3: Lưu trữ hoá đơn tài chính theo các quy định pháp lý áp dụng và quy trình của công ty. Đảm bảo tính bảo mật và truy xuất dễ dàng khi cần thiết.

Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp hướng dẫn về cách lập chứng từ kế toán chính xác và đáp ứng yêu cầu hiện tại.  Với sự hiểu biết và thực hiện đúng quy trình, bạn có thể tự tin lập chứng từ kế toán chính xác và công bằng. Điều này góp phần quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch và tin cậy trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.